Sambut Hybrid Working, Pastikan Menguasai 5 Tugas HRD Ini!

Sejak merebaknya Pandemi COVID-19, pemerintah mengeluarkan peraturan yang melarang masyarakat untuk berkerumun. Mulai dari penutupan tempat wisata, pengurangan jumlah konsumen dalam sebuah restoran, hingga penjadwalan tempat ibadah di kota-kota besar atau yang padat penduduk. Tidak hanya itu, kegiatan penting seperti belajar mengajar, serta bekerja di kantor pun terpaksa harus dilakukan dari rumah atau WFH.

Sejak adanya aturan bekerja dari rumah, konsep baru yang bernama hybrid working mulai digandrungi, baik oleh para pencari kerja maupun perusahaan. Hybrid working adalah sistem kerja yang menggabungkan bekerja dari rumah, kantor, atau lokasi lainnya. Melalui sistem ini, karyawan memiliki keleluasaan untuk bekerja dari mana saja, termasuk menjadi seorang digital nomad yang bekerja tanpa harus terikat dengan waktu dan tempat. 

Istilah work from home pun lambat laun berubah menjadi work from anywhere. Bahkan, muncul beberapa istilah baru seperti work from Bali atau work from Jogja, di mana para karyawan dapat tetap melakukan aktivitas kerja seperti biasa sekaligus berlibur ke destinasi pilihannya masing-masing.

Namun, konsep hybrid working tentunya membawa banyak perubahan dan tantangan baru bagi perusahaan. Mulai dari cara berkomunikasi, adaptasi dengan penggunaan teknologi dan sistem kerja, hingga menciptakan lingkungan yang lebih inklusif karena terbatasnya interaksi.

Oleh karena itu, penting bagi Anda untuk mengetahui cara efektif dalam menjalankan pekerjaan HRD jika perusahaan mengaplikasikan konsep hybrid working. Berikut 5 keterampilan yang penting dikuasai oleh Anda.

Walaupun menguntungkan dari segi keleluasaan waktu dan tempat, bekerja secara hybrid dapat membuat karyawan merasa tidak memiliki rasa kepemilikan atau secara nyata menjadi bagian dari perusahaan. Melakukan meeting secara virtual dan hanya mengetahui kehadiran orang lain melalui layar digital sering kali membuat karyawan merasa asing dan bahkan tidak mengenali rekan kerjanya sendiri. Bagi sebagian orang, melakukan komunikasi secara daring dapat terasa lebih sulit dibandingkan bertatap muka secara langsung. Kotak masuk e-mail yang menumpuk, kelelahan setelah serangkaian online meeting seharian, hingga fenomena double meeting sering kali membuat seseorang merasa kewalahan. Bahkan, salah interpretasi intonasi di chat juga bisa menjadi alasan berkomunikasi online dirasa susah untuk dilakukan. Sebagai seorang HRD, tidak ada salahnya bagi Anda untuk menyisihkan waktu untuk menjadwalkan one-on-one meeting atau “pertemuan” secara empat mata. Dalam sesi ini, Anda dapat memanfaatkan kesempatan untuk melakukan update terhadap kondisi setiap karyawan. Tanyakanlah soal kabar mereka dan keluarganya, kendala teknis yang ditemukan saat melakukan pekerjaan, hingga mengirimkan bantuan atau care package bagi karyawan yang terkena dampak pandemi. 

Salah satu akibat dari kualitas komunikasi yang kurang baik adalah hilang atau sulitnya membangun rasa kepercayaan. Hal ini mungkin saja terjadi karena seorang karyawan jarang berinteraksi dengan lingkungan kantor secara langsung atau luring. Adanya perbedaan dan ketimpangan informasi secara digital juga dapat menjadi faktor penyebab hilangnya kepercayaan karyawan. Setelah melakukan one-on-one meeting, Anda dapat memperoleh informasi seputar hal-hal yang dibutuhkan oleh karyawan. Hal selanjutnya yang dapat dilakukan adalah meningkatkan kenyamanan mereka dalam bekerja dengan mencoba memenuhi kebutuhan tersebut atau membantu menciptakan lingkungan kerja yang nyaman. Setelah rasa nyaman tercipta, pastinya rasa kepercayaan akan muncul dan terbentuk seiring dengan berjalannya waktu. Salah satu metode yang dapat digunakan untuk meningkatkan rasa nyaman dan membangun kepercayaan karyawan adalah dengan memancing obrolan ringan sebelum memulai meeting. Obrolan ringan dipercaya efektif dalam meningkatkan partisipasi saat meeting. Cobalah untuk memanggil dua atau tiga peserta yang terlihat pasif saat meeting sebelumnya dan ajak mereka untuk mengutarakan pendapat. Pastikan obrolan ringan ini hanya melibatkan topik-topik yang netral seperti cuaca, makanan, hingga berita yang sedang trending.

Dalam menjalankan hybrid working, tentunya sebuah perusahaan memerlukan layanan paket aplikasi kantor atau online office suites seperti Google Suites dan Microsoft Office Online. Layanan ini sangat menguntungkan dari segi efisiensi waktu karena fiturnya yang memungkinkan suatu tim untuk bekerja bersamaan dalam waktu yang sama. Oleh karena itu, penting bagi Anda untuk menguasai penggunaan aplikasi serta layanan online office suites secara maksimal untuk menghindari miskomunikasi dengan karyawan lainnya. Selain memaksimalkan penggunaan teknologi, melakukan check-in harian juga perlu diterapkan. Hal ini ditujukan untuk memastikan karyawan hadir tepat waktu dan siap bekerja saat jam kerja dimulai. Saat melakukan check-in harian, pastikan Anda telah menanyakan to-do-list setiap karyawan pada hari itu untuk memastikan target yang akan dicapai dari kegiatan tersebut. Check-in dapat dilakukan dengan memanfaatkan aplikasi video conference seperti Zoom dan Google Meet, atau sesederhana mengirimkan chat melalui aplikasi berbalas pesan. Anda juga dapat menggunakan layanan pemantau pekerjaan untuk memaksimalkan hybrid working. Hal ini dapat membantu sebuah tim untuk mengontrol dan mendata tiap pekerjaan yang diberikan kepada karyawan agar selalu on track atau tidak melewati tenggat waktu. Menggunakan layanan pemantau pekerjaan juga dapat membantu memastikan seluruh karyawan memiliki pemahaman yang sama tentang pekerjaan yang sedang berlangsung. Beberapa layanan yang dapat Anda gunakan adalah Trello, Monday.com, atau Basecamp.

Tanpa disadari, bekerja secara hybrid juga rentan terhadap eksklusivitas. Karyawan yang bekerja secara jarak jauh bisa saja merasa kurang dihargai, terlupakan, ketinggalan berita kantor, hingga merasa tidak aman karena kurang mengenal lingkungan kantor. Sebaliknya, karyawan yang memilih untuk sering work from office mungkin dianggap lebih rajin karena dapat terlihat secara langsung progres pekerjaannya. Oleh karena itu, penting bagi seorang HRD untuk menciptakan lingkungan yang inklusif dalam sistem hybrid working. Menciptakan lingkungan kerja yang inklusif dapat membuat karyawan merasa nyaman berbicara, terbuka dalam mengusulkan ide kreatif, hingga berani mengusulkan perubahan positif yang berguna bagi perusahaan. Selain itu, lingkungan kerja yang inklusif juga dapat meningkatkan pengembangan karyawan dan perusahaan. Anda dapat memulainya dengan menciptakan saluran komunikasi secara terpusat. Buatlah aturan tegas seperti “semua meeting dan informasi mengenai kantor harus dilakukan melalui Zoom bersama kepala masing-masing tim”. Hal ini dapat meminimalisir perasaan tertinggal bagi para karyawan hybrid working dan meningkatkan profesionalitas kerja kantor.

Perubahan sistem kerja, terlebih yang melibatkan penggunaan teknologi terkini, sering kali menjadi ajang “seleksi alam” bagi sebagian karyawan. Bagi mereka yang sudah fasih dengan gawai pintar sejak usia dini, bekerja secara hybrid bukanlah masalah besar. Begitu pula dengan karyawan yang baru lulus atau para fresh graduates yang sering berkutat dengan laptop dalam beberapa tahun terakhir. Namun, bekerja secara hybrid bisa menjadi mimpi buruk bagi para karyawan senior. Bekerja menggunakan sistem baru yang serba daring dan membutuhkan koneksi internet yang stabil dapat terasa membingungkan dan membuat frustasi. Belum lagi mereka yang harus membeli gawai keluaran baru agar dapat menyesuaikan fitur-fitur kantor lainnya. Tidak ada salahnya bagi seorang HRD untuk mengadakan pelatihan upskilling dan upgrading untuk membimbing karyawan sebelum atau saat hybrid working berlangsung. Selain dapat meningkatkan kualitas kinerja karyawan, melakukan pelatihan juga dapat membantu para karyawan memaksimalkan produktivitas mereka masing-masing, meminimalisir revisi dari kepala tim maupun klien, hingga membuat seluruh karyawan merasa diayomi dan dihargai oleh pihak kantor atau perusahaan.

Demikian tadi penjelasan mengenai 5 tugas yang wajib dikuasai oleh seorang HRD dalam menjalani hybrid working. Walaupun masih harus beradaptasi dan melakukan banyak penyesuaian dengan berbagai macam pihak, dengan menjaga arus komunikasi yang transparan, membangun kepercayaan karyawan, beradaptasi dengan konsep baru, menciptakan lingkungan yang inklusif, melakukan pembimbingan bagi karyawan, serta koordinasi dengan pihak lain yang terlibat di kantor, pastinya sistem hybrid working dapat berlangsung dengan lancar dan sukses.

Dengan memasang iklan lowongan kerja di perusahaan Anda lewat JobStreet, Anda dapat menemukan kandidat terbaik yang selalu termotivasi untuk mengembangkan diri dan perusahaan meskipun dengan sistem kerja hybrid working. Kami berkomitmen untuk membantu ribuan perusahaan dalam menemukan talent terbaik serta membangun pekerjaan yang berarti bagi seluruh pihak.

Untuk mendapatkan informasi, tips, dan trik seputar perekrutan, segera kunjungi laman Talent Search yang ada di situs resmi JobStreet. Kami juga menyediakan akses ke database talent terbesar di Asia Tenggara yang dapat berguna bagi perekrutan di perusahaan tempat Anda bekerja. Selamat mencoba dan semoga bermanfaat.

Di JobStreet kami selalu berupaya mengantarkan pekerjaan yang bernilai untuk Anda. Sebagai Partner Karir, kami berkomitmen membantu pencari kerja menemukan passion dan tujuan dalam setiap langkah karir. Sebagai Partner Talent nomor 1 di Asia, kami menghubungkan perusahaan dengan kandidat tepat yang dapat memberikan dampak positif dan berkualitas kepada perusahaan.

Temukan pekerjaan yang bernilai untuk Anda. Kunjungi JobStreet hari ini.

Tentang SEEK Asia

SEEK Asia, gabungan dari dua merek ternama Jobstreet dan jobsDB, adalah portal lowongan pekerjaan terkemuka dan destinasi pilihan untuk pencari dan pemberi kerja di Asia. Kehadiran SEEK Asia menjangkau 7 negara yaitu Hong Kong, Indonesia, Malaysia, Singapura, Thailand, Filipina dan Vietnam. SEEK Asia adalah bagian dari SEEK Limited Company terdaftar di Bursa Efek Australia, portal lowongan pekerjaan terbesar di dunia berdasarkan kapitalisasi pasar. SEEK Asia dikunjungi lebih dari 400 juta kali dalam setahun.

Tentang SEEK Limited

SEEK adalah grup perusahaan yang beragam, dengan portofolio yang kuat yang mencakup usaha lowongan pekerjaan daring , pendidikan, komersial dan relawan. SEEK hadir secara global (termasuk di Australia, Selandia Baru, Cina, Hong Kong, Asia Tenggara, Brazil dan Meksiko), yang menjangkau lebih dari 2,9 miliar orang dan sekitar 27 persen PDB global. SEEK memberikan kontribusi positif kepada orang-orang dalam skala global. SEEK terdaftar dalam Bursa Efek Australia, yang menempatkannya sebagai 100 perusahaan teratas dan telah diperingkat sebagai 20 Perusahaan Paling Inovatif oleh Forbes.