Penggunaan jasa outsource untuk fungsi HR dulu merupakan opsi yang hanya populer di kalangan perusahaan multinasional (MNC). Sebaliknya, usaha kecil dan menengah (UKM) umumnya lebih suka mengelola urusan HR mereka secara internal. Selama bertahun-tahun, kami melihat adanya pergeseran tren mengenai hal ini. Penggunaan jasa outsource HRD kini lebih mudah diakses oleh perusahaan-perusahaan kecil karena adanya pertumbuhan yang pesat dalam gig economy (pergeseran status pekerja, dari permanen menjadi pekerja sementara atau kontrak). Hal ini makin didorong oleh meningkatnya permintaan outsourcing HRD serta kebutuhan perusahaan akan penghematan biaya yang semakin meningkat.
Karena sebagian besar pemilik UKM tidak mampu untuk menghabiskan waktu dan sumber daya untuk tugas-tugas yang tidak menghasilkan pemasukan, alternatif untuk melakukan outsourcing fungsi-fungsi HR memiliki banyak manfaat. Beberapa manfaat layanan outsourcing ini adalah:
1. Fokus yang lebih besar pada tingkat produktivitas
Walau kegiatan administratif HRD memang diperlukan, beberapa proses tersebut berpotensi mengurangi tingkat produktivitas perusahaan. Menggunakan jasa outsource untuk tugas administratif HRD dapat secara efektif mengurangi beban para pegawai terbatas yang dimiliki oleh para UKM. Hal ini memungkinkan pemilik bisnis UKM untuk fokus dalam mengejar target penjualan dan produksi.
2. Mengurangi pengeluaran perusahaan
Memelihara tim HRD internal membutuhkan alokasi dana untuk pengeluaran sehari-hari. Hal ini dapat dirasa sebagai urusan yang menyerap banyak biaya bagi para UKM. Dengan menggunakan jasa outsourcing untuk tugas-tugas HRD berarti mengurangi kebutuhan anggaran yang perlu disiapkan untuk berbagai aset. Perusahaan manajemen HR eksternal dapat mengambil alih tanggung jawab untuk mempersiapkan perangkat lunak HR, ruang kantor, sistem manajemen database atau bahkan staf HRD permanen sepenuhnya. Dengan begitu, pemilik bisnis UKM dapat memfokuskan diri untuk mengalokasikan dana dalam kegiatan utama bisnisnya.
3. Merekrut kandidat berkualitas
Selain proses perekrutan, HRD pada UKM seringkali memiliki tanggung jawab lainnya. Tanggung jawab tersebut termasuk mengelola pembayaran gaji pegawai dan mengurus pengajuan pajak, mengawasi kepatuhan hukum serta berbagai tugas administrasi lainnya. Ini menyisakan lebih sedikit waktu untuk fokus pada proses rekrutmen pegawai, sehingga menurunkan peluang UKM untuk memperkerjakan kandidat yang tepat. Menggunakan jasa outsource untuk proses rekrutmen akan meningkatkan peluang UKM dalam merekrut kandidat yang tepat. Hal ini dikarenakan agen rekrutmen pihak ketiga sudah terlatih secara profesional untuk merekrut kandidat berkualitas bagi klien mereka.
UKM yang menggunakan jasa outsource untuk fungsi HR mereka biasanya memiliki kelebihan yang disebutkan di atas apabila dibandingkan dengan mereka yang tidak menggunakan jasa outsource. Selain itu, UKM yang ingin melakukan outsourcing fungsi HR mereka juga harus memperhatikan beberapa tren outsourcing HRD berikut:
1. Pembayaran gaji secara online
Ada banyak pertimbangan ketika menggunakan jasa outsource agen pihak ketiga untuk pembayaran gaji pegawai. Sebagai contoh, ada berbagai risiko yang mungkin terjadi ketika terdapat selang waktu dalam proses komunikasi. Anda mungkin akan kesulitan untuk memeriksa informasi jika terjadi kehilangan. Inilah sebabnya mengapa semakin banyak perusahaan yang sekarang beralih ke solusi penggajian online. Solusi online ini membantu menyederhanakan sistem penggajian dan mengurangi selang waktu dalam proses penggajian. Pembayaran gaji secara online juga memungkinkan Anda dan agensi pihak ketiga Anda untuk mengelola dan melacak semua informasi penting kapan saja dan di mana saja.
2. Penggunaan jasa outsource secara selektif
Tren selective outsourcing yang sedang marak berlangsung adalah penggunaan jasa outsource agensi pihak-ketiga untuk pekerjaan-pekerjaan tertentu saja. Pada saat yang bersamaan, UKM mempertahankan fungsi HR lainnya di dalam perusahaan. Misalnya saja, UKM dapat memilih untuk menggunakan jasa outsource untuk salah satu fungsi HR yang paling sulit, yaitu perekrutan pegawai baru. Menemukan kandidat yang tepat bisa memakan waktu karena melibatkan pengumpulan calon kandidat, seleksi awal, wawancara dan studi lanjut. Bantulah UKM Anda dengan mempertimbangkan untuk menggunakan jasa outsource untuk urusan rekrutmen Anda ke agensi pihak-ketiga yang profesional.
Karena semakin banyaknya UKM yang menggunakan jasa outsource untuk fungsi HR mereka, penggunaan sistem komputer berbasis cloud juga sedang marak di pasaran. Sebagai contoh, solusi berbasis cloud memungkinkan agen pihak-ketiga untuk mengakses data HR yang mereka butuhkan kapan saja dengan aman. Dengan demikian, solusi ini mampu meningkatkan kolaborasi dan memungkinkan pekerjaan dilakukan dari mana saja. Sebuah laporan survei terbaru dari Information Services Group, sebuah perusahaan riset dan penasihat teknologi global terkemuka, mengungkapkan bahwa “lebih dari separuh dari perusahaan di dunia akan bergantung pada solusi berbasis cloud atau hybrid untuk sistem HR mereka pada tahun 2020.”
Tren di dunia HR terus bergeser ke arah praktik outsourcing, menciptakan sebuah kebutuhan bagi para UKM untuk terus mengikuti jejak perusahan multinasional. Tidak diragukan lagi bahwa outsourcing HRD akan segera menjadi kelanjutan penting bagi perusahaan yang ingin menghemat waktu dan mengembangkan bisnis mereka. Anda juga perlu mengetahui Blue Ocean Strategy dalam dunia HR dalam artikel kami yang berjudul Bagaimana Merumuskan Sebuah Strategi HR Blue Ocean Yang Berhasil
Jadi sudahkah Anda mulai melakukan outsourcing HRD Anda?
