Memastikan Kelangsungan Bisnis Melalui Kolaborasi Antar Karyawan
Untuk memastikan keberlanjutan bisnis selama masa yang penuh ketidakpastian ini, perusahaan harus menempatkan kolaborasi karyawan atau employee collaboration di lini depan bisnis mereka.
Dalam Job Report Edisi Agustus 2020 berdasarkan survei yang dilakukan oleh JobStreet, rekruter di Indonesia menyatakan kesehatan finansial perusahaan sebagai kekhawatiran terbesar mereka dengan persentase sebesar 70%, diikuti oleh kesejahteraan staf (54%) dan penurunan kinerja tim (49%). Dari jumlah perusahaan yang mengharuskan stafnya bekerja dari rumah, 61% mengalami penurunan produktivitas, dan 40% lainnya mengalami kesulitan dalam mengelola karyawan mereka.
Jelas, tantangan bekerja jarak jauh (remote working) memengaruhi kelangsungan bisnis dan produktivitas karyawan selama krisis kesehatan global yang sedang berlangsung. Bagaimana cara rekruter memastikan kelangsungan bisnis dengan berbagai tantangan tersebut? Tools dan sumber daya apa yang harus disediakan perusahaan bagi karyawan mereka? Strategi kepemimpinan serta kebijakan apa yang harus diterapkan oleh rekruter untuk memastikan engagement dan produktivitas karyawan jarak jauh mereka?
Rencana keberlanjutan bisnis (Business Continuity Planning): mencegah dan mempersiapkan diri dari segala ancaman
Kelangsungan atau keberlanjutan bisnis adalah kemampuan sebuah perusahaan untuk terus beroperasi selama dan setelah terjadinya bencana atau gangguan. Rencana keberlanjutan bisnis menguraikan prosedur, instruksi, dan antisipasi kemungkinan yang harus diikuti perusahaan untuk mempertahankan fungsi bisnis atau dengan cepat melanjutkannya kala terjadi suatu gangguan besar.
Tidak seperti rencana pemulihan bencana, yang mengutamakan pemulihan infrastruktur dan operasi IT, rencana keberlanjutan bisnis memprioritaskan keberlangsungan seluruh bagian perusahaan: mencakup proses bisnis, aset, sumber daya manusia, mitra bisnis, dan berbagai aspek penting lainnya dari perusahaan yang mungkin terpengaruh. Dengan manajemen keberlanjutan bisnis yang efektif, perusahaan dapat mengidentifikasi, menangani, dan merencanakan antisipasi potensi krisis.
Organisasi Buruh Internasional (ILO) telah mengkategorikan empat elemen penting yang perlu dievaluasi oleh perusahaan ketika menyiapkan rencana keberlanjutan bisnis:
People: karyawan dan anggota keluarga
Processes: teknologi dan proses
Profits: perolehan pendapatan
Partnerships: lingkungan yang memungkinkan untuk menjalankan operasi bisnis
Penting untuk dicatat bahwa manusia atau people adalah elemen penting pertama. Walau rencana keberlanjutan bisnis dirumuskan oleh top management, para karyawanlah yang melaksanakan dan mengelola berbagai kebijakan, prosedur, dan tugas rencana kesinambungan bisnis. Oleh karena itu, sangatlah penting bagi semua karyawan untuk memiliki tools dan sumber daya yang tepat untuk melakukan pekerjaan mereka secara efisien dan efektif. Rekruter juga harus menerapkan strategi kepemimpinan yang tepat untuk mendukung kelangsungan bisnis.
Bagaimana membantu karyawan Anda memastikan kelangsungan bisnis
Komunikasi, kolaborasi, akses ke teknologi yang tepat, dan tenaga kerja yang diberi kepercayaan akan membuat karyawan tetap terhubung, merasa terlibat, dan produktif selama masa krisis.
Mempercayai karyawan Anda. Dengan sebagian besar perusahaan menerapkan kebijakan bekerja dari rumah (WFH), para karyawan harus menyeimbangkan tanggung jawab pribadi dan profesional mereka. Perusahaan harus menemukan cara untuk menyesuaikan lingkungan kerja baru dengan kebutuhan individual masing-masing karyawan, memberikan sedikit kelonggaran bagi karyawan untuk menjadwalkan pekerjaan sedemikan rupa sehingga memaksimalkan produktivitas mereka sembari tetap berpegang pada target dan kebijakan perusahaan.
Sediakan perangkat keras yang tepat bagi karyawan. Dari laptop dan komputer hingga perangkat keras tambahan seperti webcam eksternal, monitor ekstra, dan aksesori ergonomis, tim Anda memerlukan teknologi yang tepat untuk bekerja dari rumah.
Memanfaatkan media kolaboratif untuk meningkatkan produktivitas dan kerja tim. Akses akan informasi mendorong keterlibatan dan pemberdayaan karyawan. Kolaborasi online menghubungkan karyawan, mitra bisnis, dan para klien untuk bekerja dan mencapai tujuan bersama.
Tingkatkan cybersecurity dan IT support. Dengan diterapkannya sistem kerja jarak jauh, karyawan menjadi lebih rentan terhadap serangan dunia maya (cyber-attacks). Perusahaan harus mengantisipasi hal ini melalui peningkatan keamanan koneksi jaringan, perencanaan untuk merespon insiden cybersecurity yang diperbarui, serta infrastruktur dan sumber daya tambahan untuk mengelola cybersecurity dari jarak jauh. Mengingat banyaknya perlengkapan digital yang digunakan karyawan saat ini, perusahaan juga harus memperkuat IT support mereka.
Ciptakan platform komunikasi terpusat untuk informasi tentang perencanaan keberlanjutan bisnis. Pastikan daftar kontak, kabar terkini dari perusahaan dan pemerintah, dokumen protokol, dan informasi penting lainnya dapat diakses oleh semua karyawan kapan pun.
Pastikan adanya komunikasi dua arah. Komunikasi di tempat kerja tidak boleh berupa 'jalan satu arah'. Selama krisis, sangat penting untuk memastikan terbukanya jalur komunikasi. Dorong karyawan untuk membagikan pemikiran dan perasaan mereka, menyuarakan kekhawatiran, mengajukan pertanyaan, dan mengusulkan solusi. Membiarkan dialog mengalir dua arah menumbuhkan rasa kekompakan dan semangat tim.
Mengelola tim jarak jauh secara efektif
Dalam manajemen jarak jauh, menanyakan kabar karyawan, melakukan pengawasan cepat, dan memberikan masukan atau saran secara tatap muka lebih sulit dilakukan— hal ini menjadikan kepemimpinan yang transparan, adil, dan nyata, semakin penting untuk keberlangsungan bisnis.
Berikan teladan. Karyawan akan melihat pimpinan mereka sebagai penentu parameter dan proses kerja dalam situasi new normal ini. Pastikan Anda mematuhi kebijakan yang telah ditetapkan perusahaan Anda.
Jadwalkan pengecekan harian secara terstruktur. Video call singkat secara one-on-one dengan setiap anggota tim memungkinkan Anda untuk mengatur agenda, memberikan feedback, dan menjawab pertanyaan atau masalah yang muncul.
Lakukan virtual hangout. Dengan ditetapkannya sistem bekerja jarak jauh dan social distancing, sangat mudah bagi karyawan untuk merasa terisolasi dan terabaikan. Hal sesederhana coffee break dan pesta ulang tahun virtual dapat membantu mengurangi perasaan tersebut dan menciptakan sense of belonging yang lebih kuat.
Fokus pada pencapaian, bukan aktivitas. Anda tidak dapat mengatur setiap aspek kerja tim Anda — apalagi ketika mereka semua bekerja jauh dari Anda. Alih-alih berfokus pada tugas, input, atau jumlah jam kerja, ukur progres kerja tim Anda berdasarkan output, hasil kerja, dan milestone yang dicapai.
Bangun budaya ketahanan organisasi. Krisis ini merupakan situasi yang belum pernah terjadi sebelumnya — terjadinya kesalahan dan perubahan mendadak tidak dapat dihindari. Pimpin tim Anda untuk mengantisipasi dan merencanakannya sebaik mungkin. Bangkit dari kesalahan dan lakukan perbaikan secepat dan secerdas mungkin. Pimpin tim dengan optimisme dan penuh integritas. Bersikaplah tegas dan lakukan komunikasi secara terbuka. Bersiaplah untuk menanggapi perubahan dengan baik.
Kolaborasi antara perusahaan dan karyawan sangat penting untuk menjaga kelangsungan bisnis selama pandemi COVID-19. Memfasilitasi karyawan Anda dengan tools, sumber daya, dan panduan yang tepat akan membantu meminimalisir risiko, meningkatkan kesiapan secara keseluruhan, dan menjaga bisnis Anda tetap beroperasi dalam menghadapi tantangan. Dengan memberdayakan dan memimpin karyawan, Anda akan melewati krisis ini sebagai perusahaan yang lebih gesit dan tangguh.
JobStreet hadir untuk membantu Anda menghadapi segala tantangan dan peluang yang muncul dari krisis kesehatan global saat ini. Temukan tips dan tren rekrutmen lainnya di halaman insight kami atau Laws of Attraction (survei rekrutmen terbesar di Indonesia).