Melacak Waktu dan Kehadiran Pegawai Anda: Apakah Masih Relevan Saat Ini?
Di era digital ini, di mana pengaturan kerja yang fleksibel dan tenaga kerja jarak jauh menjadi semakin umum. Apakah melacak waktu dan kehadiran pegawai Anda masih relevan? Jawabannya: masih. Alasannya, karena 'pencurian waktu' seringkali terjadi dan sebagian besar berlangsung tanpa disadari oleh perusahaan. Diperkirakan bahwa pencurian waktu, di mana seorang pegawai berlaku tidak jujur atas ketepatan waktunya di tempat kerja atau tidak melakukan pekerjaannya selama jam kerja, telah menyebabkan kerugian sekitar 400 milyar USD akibat hilangnya produktivitas bagi perusahaan di AS setiap tahunnya. Anda juga sebaiknya melacak pegawai Anda karena sudah merupakan hak perusahaan untuk memastikan bahwa mereka datang bekerja tepat waktu dan melakukan pekerjaan yang semestinya.
Perusahaan kini melacak pekerjaan pegawai mereka menggunakan software pelacakan modern dan mengumpulkan data absensi atau kehadiran secara digital menggunakan berbagai sistem otomatis seperti biometrik atau input layar sentuh (touch screen input). Umumnya, melacak waktu dan kehadiran pegawai adalah sebuah strategi yang diyakini bermanfaat bagi banyak perusahaan. Namun ada beberapa pendapat yang mengemukakan isu kurangnya kepercayaan dan pelanggaran privasi pegawai dengan adanya penggunakan sistem / budaya pelacakan seperti itu di dunia kerja.
Mari kita pelajari lebih dalam pro dan kontra pelacakan waktu dan kehadiran pegawai:
Kelebihan
Memiliki suatu sistem pelacakan waktu kehadiran akan mencatat dengan rinci ketepatan waktu seluruh pegawai Anda dalam bekerja. Anda juga dapat menggunakan data ini untuk menganalisis pola perilaku masing-masing pegawai dan untuk melihat apakah pola tersebut memengaruhi kinerja mereka. Terlebih penting lagi, memiliki suatu sistem absensi berfungsi untuk mengingatkan para pegawai tentang tanggung jawab mereka untuk tiba di kantor tepat pada waktunya.
Namun demikian, walau Anda memiliki sistem pelacakan waktu kehadiran, bukan berarti pegawai yang datang tepat waktu benar-benar melakukan pekerjaan mereka. Beberapa mungkin terus membuang-buang waktu dengan mengobrol dengan rekan kerjanya, atau seringkali mengambil waktu istirahat atau menghabiskan terlalu banyak waktu untuk membuka email pribadi dan hal-hal lain yang tidak berkaitan dengan pekerjaan.
Oleh sebab itu, menginstal software pelacakan di komputer pegawai sama pentingnya guna membuat pegawai berpikir dua kali untuk menunda-nunda pekerjaan mereka selama jam kerja. Selain itu, pegawai akan lebih disiplin dalam menyelesaikan tugas mereka sesuai jadwal.
Kekurangan
Ketika seorang pegawai menggunakan komputer milik perusahaan untuk melakukan pekerjaannya melalui jaringan internal perusahaan, hal itu umumnya berarti bahwa ia tidak memiliki ekspektasi terkait privasinya. Namun bukan berarti semua pegawai merasa nyaman dengan pengawasan perusahaan mereka.
Penggunaan sistem pelacakan waktu kehadiran tidak terlalu menuai protes jika dibandingkan dengan software pelacakan yang dipasang pada komputer pegawai. Perangkat lunak kontroversial tersebut berpotensi menciptakan hubungan yang tidak nyaman (dan kadang merusak) antara pegawai dan perusahaan karena timbul rasa ketidakpercayaan antara kedua pihak.
Kekurangan lain dari penggunaan sistem pelacakan adalah bahwa para pegawai masih dapat mengelak dari sistem tersebut dengan bantuan proxy, memblokir waktu pelacakan atau bahkan dengan meretasnya (hacking). Hal-hal ini akan mengalahkan tujuan awal pemasangan software tersebut dan bahkan membuat para pegawai yang baik ikut bermain curang untuk menghindari pengawasan.
Jalan keluar yang adil
Jadi, bagaimana cara melacak waktu dan kehadiran pegawai dengan tetap mempertahankan hubungan yang harmonis antara Anda dan pegawai Anda?
Solusi terbaik adalah dengan bersikap terbuka terhadap pegawai Anda dan mengatakan yang sebenarnya kepada mereka. Faktanya, seperti halnya Anda memiliki hak untuk memantau mereka, pegawai Anda juga berhak untuk mengetahui bahwa mereka sedang diawasi. Salah satu caranya adalah dengan bersikap transparan sejak hari pertama Anda mempekerjakan mereka serta menetapkan kebijakan pegawai yang wajar dan digunakan secara luas, yang harus dipatuhi dan ditandatangani oleh setiap pegawai sebagai tanda persetujuan ketika ia mulai bekerja di perusahaan Anda.
Cara lain adalah dengan mengadakan pertemuan dengan semua pegawai Anda untuk mendengarkan pendapat dan reaksi mereka sebelum mengimplementasikan software pelacakan di perusahaan. Catat kekhawatiran dan dengarkan baik-baik pendapat mereka agar Anda dapat memilih software pelacakan yang lebih cocok bagi pegawai perusahaan Anda. Yakinkan mereka bahwa tujuan penggunaan software tersebut adalah untuk memotivasi mereka untuk bekerja secara efisien serta meningkatkan kinerja tim dan bukannya untuk memata-matai mereka.
Pada akhirnya, apa pun sistem pelacakan yang Anda pilih, selalu ingat bahwa hanya ada perbedaan tipis antara penyerangan privasi pegawai dan pemantauan pekerjaan mereka. Oleh karena itu, sebagai atasan yang profesional, pastikan Anda menerapkan metode yang tepat untuk menghindari munculnya reaksi negatif dari para pegawai atau yang lebih parah lagi, terkena masalah hukum apa pun.