Makin Diminati, Tingkatkan Produktivitas Kerja UMKM dengan Hybrid Working!
Sejak awal tahun 2020, cara bekerja secara keseluruhan mengalami perubahan dengan adanya pandemi global. Hingga saat ini, bekerja dari rumah menjadi salah satu pilihan yang paling aman untuk kesehatan para karyawan, dibantu dengan teknologi komunikasi yang sudah semakin berkembang.
Selain kerja dari rumah, muncul juga hybrid working atau cara kerja secara campuran. Hybrid working adalah sistem kerja yang menggabungkan antara kerja dari rumah dan kerja di kantor yang dilakukan secara bergantian. Biasanya sistem ini dijalankan dengan menentukan jadwal ke kantor untuk setiap tim, namun ada juga cara yang lebih fleksibel di mana karyawan ke kantor hanya ketika ada pekerjaan yang tidak bisa dilakukan dari rumah. Sistem ini dinilai cenderung lebih aman dilakukan di masa pandemi sehingga banyak perusahaan mulai mempertimbangkan untuk melanjutkan sistem kerja tersebut, termasuk bisnis UMKM (Usaha Mikro Kecil dan Menengah).
Di satu sisi, bagi perusahaan kecil dan menengah, bisa jadi sistem kerja campuran (hybrid working) justru lebih efektif dan hemat. Namun, tidak dipungkiri bahwa banyak keterbatasan dan penyesuaian yang harus dilalui agar pekerjaan bisa tetap berjalan lancar.
Simak artikel ini untuk mengetahui cara tepat menjalani sistem hybrid working untuk usaha kecil dan menengah yang bisa meningkatkan produktivitas kerja!
Cara menentukan sistem kerja online selama hybrid working
Selain dari segi keamanan, bekerja dari rumah (WFH) bisa jadi lebih efektif dan efisien. Misalnya, karyawan tidak harus kehabisan tenaga dan waktu di jalan, apalagi jika harus menghadapi kemacetan.
Meski demikian, terdapat beberapa pekerjaan yang memang sulit untuk dilakukan dengan kerja online, ditambah dengan pertimbangan lain seperti kedekatan tim. Karena itulah, bekerja di kantor secara bergantian bisa dibilang menjadi jalan tengah antara model kerja dari rumah dan kerja di kantor setiap hari. Setiap perusahaan mempunyai tantangan sendiri untuk menjalani cara kerja ini, seperti cara memantau pekerjaan karyawan, keterbatasan fasilitas, hingga mempertahankan dinamika kerja. Untuk itu, perusahaan perlu mencari pola yang tepat untuk menjalani hybrid working. Berikut cara yang bisa Anda terapkan di perusahaan Anda:
Menyusun alur hybrid working yang tepat Hybrid working bisa dilakukan dengan beberapa cara. Pertama, perusahaan bisa menyusun jadwal per tim untuk datang ke kantor secara bergantian. Dengan cara ini, Anda bisa mencocokkan tim yang sering bersinggungan untuk ke kantor di hari yang sama.
Kedua, jika jumlah karyawan tidak terlalu banyak, bisa juga dilakukan WFH dan WFO bergantian secara serempak untuk seluruh karyawan, namun pastikan perusahaan Anda memiliki ruang kerja yang cukup luas untuk menjaga jarak saat semua karyawan ke kantor.
Cara ketiga, Anda bisa meminta karyawan untuk menentukan waktu ke kantor sesuai dengan kebutuhan. Untuk cara ini, sebaiknya dilakukan pendaftaran sebelum datang ke kantor untuk memantau kuota dan mendata karyawan yang datang setiap harinya. Berikut beberapa hal yang dapat diaplikasikan agar penerapan sistem ini semakin efisien dan efektif:
Terapkan check-in harian Karena tidak ke kantor setiap hari, check-in harian secara online perlu diterapkan, untuk memastikan bahwa karyawan hadir dan siap bekerja saat jam kerja dimulai. Ini juga bisa membantu karyawan membangun rutinitas meskipun bekerja dari rumah. Check-in harian bisa dilakukan dengan menjadwalkan panggilan video singkat per tim, atau sesederhana mengirim chat via aplikasi yang digunakan di perusahaan Anda.
Gunakan alat pemantau pekerjaan Penting bagi setiap tim untuk terbiasa dalam memberikan tenggat waktu yang jelas untuk suatu pekerjaan agar setiap orang bisa mengatur jadwal dengan baik. Menggunakan alat bantu untuk menjadwal dan menugaskan pekerjaan sangat berguna ketika hybrid working agar semua orang memiliki pemahaman yang sama tentang pekerjaan apa saja yang sedang berlangsung. Anda bisa menggunakan layanan online gratis atau berbayar seperti yang disediakan Trello, Monday.com, atau Basecamp. Cara lainnya, tim Anda bisa memanfaatkan Google Spreadsheet secara gratis dan membuat tabel pemantauan pekerjaan di sana.
Perjelas protokol selama bekerja di kantor Bekerja di kantor di saat pandemi tentunya memerlukan kehati-hatian ekstra untuk menghindari karyawan terpapar virus, apalagi banyak karyawan yang tinggal bersama anggota keluarga. Perusahaan wajib memastikan keamanan karyawan selama bekerja dari kantor, seperti memastikan karyawan yang datang ke kantor sudah menerima vaksinasi Covid-19, mewajibkan memakai masker yang memadai, menyediakan alat-alat sanitasi lengkap, dan memastikan karyawan memiliki cukup ruang untuk menjaga jarak saat bekerja. Anda juga bisa menjaga sirkulasi udara di ruangan dengan selalu membuka pintu dan jendela di tempat kerja Anda, atau dengan menyediakan mesin air purifier untuk ruangan ber-AC. Menerapkan hal ini juga membantu membuat karyawan merasa lebih aman. Tentunya diperlukan pemantauan dan himbauan terus-menerus agar betul-betul diterapkan ketika bekerja di kantor.
Dengan menentukan pola tersebut, hybrid working dapat berjalan dengan lebih terstruktur dan lebih mudah untuk diikuti oleh karyawan. Sesuaikan alurnya dengan kebutuhan dan model bisnis di perusahaan Anda. Anda bisa menjalankan satu sistem dalam jangka waktu tertentu, kemudian melihat apakah sistem tersebut sudah tepat atau masih ada yang perlu disesuaikan.
Mengenal dan memahami kebutuhan tim Menemukan pola yang tepat untuk hybrid working tentunya membutuhkan waktu. Ketika menjalaninya, sebaiknya pandangan dari karyawan juga dilibatkan agar perbaikan yang dilakukan tepat sasaran. Dengan mendengar pendapat karyawan, Anda bisa mengetahui kebutuhan mereka untuk meningkatkan kenyamanan bersama dan produktivitas kerja selama hybrid working. Berikut hal yang dapat Anda lakukan untuk lebih memahami karyawan Anda:
Membuat survei kebutuhan Untuk membantu proses berpikir, HR dan pihak manajemen bisa bekerja sama untuk mengadakan survei online. Isi survei bisa seputar jenis transportasi yang digunakan karyawan untuk ke kantor, berapa hari dalam seminggu karyawan merasa perlu ke kantor, tanggal vaksinasi, dan yang lainnya. Dari sana, Anda bisa mempunyai gambaran kebutuhan dan preferensi dari tiap tim dan tiap karyawan yang bisa disesuaikan saat hybrid working.
Menyediakan fasilitas sederhana Selama hybrid working, perusahaan bisa memberikan fasilitas yang mendasar namun dapat sangat membantu karyawan. Seperti uang pulsa atau internet harian ketika bekerja dari rumah, dan stok alat-alat sanitasi pribadi seperti hand sanitizer, disinfektan, dan masker ketika harus bekerja ke kantor. Jumlah dan alur pembagiannya bisa disesuaikan dengan kebutuhan masing-masing kantor. Selain itu, sebaiknya dilakukan juga tes Covid-19 secara rutin untuk memastikan kesehatan karyawan secara berkala.
Terbuka dengan kebutuhan personal Hybrid working juga tidak harus dijalankan dengan terlalu kaku. Terkadang, beberapa karyawan tidak dalam kondisi yang memungkinkan untuk pergi ke kantor karena berbagai pertimbangan. Salah satu contoh yang mungkin terjadi adalah para orang tua yang memiliki bayi di rumah atau tinggal bersama orang tua dengan komorbid mungkin lebih berhati-hati dan tidak bisa ke kantor terlalu sering. Pemimpin tim sebaiknya terbuka dan memahami hal ini, namun tetap memastikan pekerjaan dapat diselesaikan dari rumah. Sebaliknya, terdapat juga karyawan yang pekerjaannya sulit dikerjakan dari rumah, seperti pekerjaan yang melibatkan proses produksi, sehingga harus lebih sering ke kantor. Perusahaan dapat mengakomodir hal ini dengan memastikan keamanan mereka selama proses kerja di kantor berlangsung.
Mengadakan aktivitas menarik Meskipun sudah hybrid working, kegiatan kebersamaan dengan seluruh karyawan di kantor masih sulit untuk diadakan. Sebagai gantinya, tim HR bisa menyiapkan aktivitas penyegaran yang bisa dilakukan dari rumah secara bersamaan. Misalnya, Anda bisa mengadakan permainan secara online. Namun, jika kegiatan yang berbasis online terlalu rumit untuk dilakukan bersamaan, Anda bisa mengirimkan paket aktivitas seperti set alat lukis atau set alat kerajinan yang menarik dan mudah digunakan, lalu seluruh karyawan dapat melakukannya bersama-sama melalui video conference. Aktivitas seperti ini bisa membantu menghilangkan kejenuhan sejenak karena bekerja, apalagi dengan minimnya hiburan dan kebersamaan bersama rekan kerja belakangan ini.
Saat menjalani seluruh proses hybrid working, Anda bisa melakukan survei secara berkala untuk memastikan apakah sistem yang berjalan sudah sesuai dan aman bagi karyawan. Sistem hybrid working juga tidak terhenti pada ranah perusahaan saja, namun masing-masing tim juga bisa membentuk sistem di dalamnya untuk membuat pekerjaan mereka jadi lebih produktif. Pastikan untuk selalu berdiskusi dengan manajer atau pemimpin tiap tim untuk mengetahui kebutuhan dan cara bekerja tiap tim.
Demikian tadi penjelasan tentang cara menjalani hybrid working untuk Usaha Mikro Kecil dan Menengah (UMKM). Meskipun banyak penyesuaian di awal, namun dengan kolaborasi yang baik antara HR, pemimpin tim, dan karyawan, perusahaan dapat menata cara bekerja yang efektif dan produktif seiring berjalannya waktu.
Bersama JobStreet, Anda bisa menemukan karyawan yang tertarik dengan model kerja hybrid working dengan menayangkan iklan lowongan kerja di perusahaan Anda lewat JobStreet. Kami memiliki komitmen untuk membantu ribuan perusahaan menemukan talent terbaik dan membangun pekerjaan yang berarti.
Jika Anda ingin mengetahui lebih banyak seputar perekrutan yang tepat, jangan ragu untuk mengunjungi situs resmi JobStreet. Selain tips-tips perekrutan, kami pun menyediakan akses database talent terbesar di Asia Tenggara yang dapat sangat bermanfaat bagi perusahaan Anda. Selamat mencoba dan semoga bermanfaat.
Tentang SEEK Asia SEEK Asia, gabungan dari dua merek ternama Jobstreet dan jobsDB, adalah portal lowongan pekerjaan terkemuka dan destinasi pilihan untuk pencari dan pemberi kerja di Asia. Kehadiran SEEK Asia menjangkau 7 negara yaitu Hong Kong, Indonesia, Malaysia, Singapura, Thailand, Filipina dan Vietnam. SEEK Asia adalah bagian dari SEEK Limited Company terdaftar di Bursa Efek Australia, portal lowongan pekerjaan terbesar di dunia berdasarkan kapitalisasi pasar. SEEK Asia dikunjungi lebih dari 400 juta kali dalam setahun.
Tentang SEEK Limited SEEK adalah grup perusahaan yang beragam, dengan portofolio yang kuat yang mencakup usaha lowongan pekerjaan daring , pendidikan, komersial dan relawan. SEEK hadir secara global (termasuk di Australia, Selandia Baru, Cina, Hong Kong, Asia Tenggara, Brazil dan Meksiko), yang menjangkau lebih dari 2,9 miliar orang dan sekitar 27 persen PDB global. SEEK memberikan kontribusi positif kepada orang-orang dalam skala global. SEEK terdaftar dalam Bursa Efek Australia, yang menempatkannya sebagai 100 perusahaan teratas dan telah diperingkat sebagai 20 Perusahaan Paling Inovatif oleh Forbes.