Aplikasi HR, Solusi Praktis Manajemen Sumber Daya Manusia
Aplikasi HR adalah sebuah teknologi masa kini yang mulai digunakan oleh banyak perusahaan untuk mengelola proses rekrutmen, pengembangan dan pengelolaan sumber daya manusia, monitoring kinerja, dan penyusunan rencana bagi tumbuh kembang perusahaan.
Aplikasi HR pada dasarnya dapat membantu perusahaan untuk meningkatkan efisiensi kerja manajemen HR, serta menghadirkan proses pengambilan keputusan yang lebih baik melalui analisis data yang akurat.
Apakah perusahaan Anda tertarik untuk meraih efisiensi dengan menggunakan aplikasi HR? Mari kenali lebih dalam dulu apa itu aplikasi HRMS, sistem HRIS dalam aplikasi HR, dan fungsi aplikasi HR lewat artikel ini.
Mengenal Apa Itu HRMS
HRMS adalah singkatan dari Human Resource Management System (HRMS) atau boleh dikatakan, HRMS adalah sebutan untuk sistem yang khusus dibuat untuk manajemen Sumber Daya Manusia (SDM), khususnya bagi perusahaan.
Inovasi dari fungsi HRMS adalah kemudahan untuk penyelesaian tugas-tugas manajemen SDM. Mulai dari data perekrutan dan detail diri pegawai, perhitungan penggajian atau payroll, presensi pegawai, perhitungan bonus dan prorata, proses pengajuan cuti, hingga kemudahan penyesuaian data jika ada perubahan struktur perusahaan.
Hadirnya HRMS memungkinkan tugas Anda sebagai bagian dari manajemen Human Capital untuk secara lebih praktis dan efisien mengelola semua aspek yang berkaitan dengan karyawan perusahaan.
Pada dasarnya, memanfaatkan HRMS atau aplikasi HR dengan optimal akan berdampak positif pada kegiatan operasional, produktivitas, dan pengembangan karir karyawan yang secara signifikan akan mendukung perkembangan perusahaan ke arah yang lebih baik.
Apa Itu HRIS dalam Aplikasi HR? Karyawan adalah aset terbesar milik perusahaan. Maka dari itu, jika tidak dikelola dengan baik, maka berisiko tinggi untuk memengaruhi stabilitas dan kesuksesan perusahaan. Kini, hadirnya HRIS system menawarkan beragam kemudahan bagi Anda untuk mengelola aset vital tersebut.
Human Resources Information System atau HRIS adalah sistem yang diciptakan untuk menyimpan, mengelola, dan menyesuaikan data tentang sumber daya manusia (manajemen sumber daya manusia) dari perusahaan.
Lewat aplikasi HR, semua data karyawan di perusahaan Anda dapat tersimpan dalam sistem HRIS atau database yang terintegrasi. Contohnya adalah saat pegawai pertama kali masuk dan masih dalam proses onboarding, mereka perlu memasukkan data pribadi yang akan tersimpan pada arsip perusahaan.
Ketika perusahaan Anda menggunakan aplikasi HR yang terintegrasi dengan Human Resources Information System, maka database dapat di-input dan diperbarui secara otomatis. Anda tidak perlu repot-repot menyusun dan membuat banyak form secara manual karena kriteria data penting untuk proses administrasi perusahaan sudah tersedia dengan lengkap lewat aplikasi.
Selain itu, terdapat komponen utama yang membangun HRIS system. Beberapa komponen yang dapat membantu efisiensi inovasi HRIS adalah sebagai berikut.
Sistem Analisis Kinerja Karyawan Fungsi analisis kinerja karyawan dalam komponen HRIS adalah untuk mempermudah kerja Anda dalam menyimpan data relevan yang berhubungan dengan tugas dan tanggung jawab setiap karyawan.
Sistem Rekrutmen Kandidat Lewat komponen ini, fungsi HRIS adalah memudahkan Anda membuat strategi rekrutmen pegawai. Anda bisa mengetahui divisi mana yang kinerjanya sudah optimal, serta divisi mana yang sekiranya membutuhkan tambahan karyawan agar output-nya lebih maksimal. Sehingga lewat komponen HRIS ini, Anda bisa menyesuaikan proses hiring dengan kebutuhan perusahaan.
Sistem Kompensasi dan Tunjangan Karyawan Komponen HRIS ini akan mempermudah Anda membuat keputusan yang berkaitan dengan kompensasi dan tunjangan karyawan. Mulai dari bonus akhir tahun berdasarkan kinerja, perhitungan kompensasi jika terjadi PHK, hingga tunjangan pencairan cuti berbayar.
Sistem Program Pengembangan Pegawai Selanjutnya, komponen HRIS memiliki sistem yang memungkinkan Anda membangun strategi untuk pengadaan program pelatihan dan sertifikasi jika dibutuhkan. Data dalam komponen HRIS akan menunjukkan urgensi dilaksanakannya program pelatihan karyawan untuk mencapai optimalisasi output yang dibutuhkan perusahaan.
5 Fungsi Aplikasi HR
Data yang tersimpan dalam HRIS dapat digunakan untuk mengambil keputusan yang tepat dan meningkatkan efisiensi. HRIS juga utamanya digunakan untuk meningkatkan komunikasi antar staf dan meningkatkan produktivitas.
Namun, benarkah demikian? Berikut ini adalah penjelasan 5 fungsi aplikasi HR untuk membantu meningkatkan performa kinerja Anda sebagai Human Capital lewat optimalisasi kinerja karyawan.
Transformasi Digital Manajemen SDM Fungsi aplikasi HR yang pertama adalah kemudahan menuju transformasi digital perusahaan. Sebelumnya, data-data terkait perusahaan dan kepegawaian perlu diproses secara manual. Lalu, seiring berkembangnya waktu data-data tersebut tersimpan melalui proses penyimpanan digital. Namun, tersimpan secara digital saja tidak cukup. Terkadang, dokumen-dokumen tersebut perlu secara berkala diorganisir manual agar tetap relevan dan mudah untuk digunakan. Di sinilah aplikasi HR berperan dengan otomatisasi sistem untuk membantu proses organisasi. Otomatisasi sistem juga bisa membantu memangkas biaya dalam jangka panjang.
Meningkatkan Akurasi Manajemen Payroll Gaji karyawan adalah komponen krusial yang harus dikelola dengan ketelitian yang didasari dengan komitmen atas transparansi. Hal ini karena, gaji karyawan juga berkaitan erat dengan kepuasaan dan kepercayaan pegawai terhadap manajemen perusahaan. Detail yang berkaitan dengan biaya pemotongan pajak, asuransi pegawai, jaminan hari tua, tunjangan lembur, dan bonus karyawan lainnya adalah hak yang harus didapatkan oleh pegawai dalam slip gaji. Untuk itu, aplikasi HR hadir untuk meringankan beban Anda karena dapat meminimalisir human-error sehingga menghasilkan data perhitungan yang lebih akurat.
Kemudahan Monitoring Key Performance Indicator (KPI) Fungsi aplikasi HR selanjutnya adalah memudahkan Anda dalam memantau kinerja dan performa karyawan perusahaan. Apalagi, saat ini banyak perusahaan yang menerapkan sistem kerja WFH (Work from Home) atau pun hybrid working. Aplikasi HR umumnya punya fitur untuk karyawan melakukan presensi secara real time lewat gadget. Anda dapat memantau kehadiran pegawai lewat pengaturan kebijakan dalam aplikasi. Misalnya, Anda dapat menentukan radius jarak lokasi clock-in dan clock-out pegawai jika kantor Anda menerapkan work from office. Atau, Anda bisa mengatur jadwal kerja pegawai misalnya dari pukul 09.00 - 17.00. Jika ternyata pegawai Anda bekerja setelah jam yang ditentukan, maka secara otomatis dapat dihitung sebagai upah lembur. Dalam aplikasi HR juga karyawan dapat menuliskan deskripsi ketika clock-in dan clock-out. Lewat deskripsi tersebut, Anda dapat memanfaatkannya untuk memonitor tugas yang akan dilakukan karyawan, serta progress penyelesaiannya.
Keamanan Data Karyawan Data perusahaan adalah komponen sensitif, termasuk juga data karyawan. Terlebih lagi, terdapat regulasi negara yang melindungi hak-hak karyawan untuk mendapatkan perlindungan data pribadi mereka. Perlu diingat, kebocoran data adalah hal yang sangat serius karena perusahaan dapat dituntut yang berujung pada proses jalur hukum. Karena itu, Anda sebagai Human Capital harus memaksimalkan upaya untuk melindungi data sensitif perusahaan, tak terkecuali data karyawan yang berkaitan dengan hal personal. Hadirnya aplikasi HR memungkinkan Anda untuk mengatur siapa saja yang diberikan akses terhadap data penting dalam sistem. Dengan begitu, kontrol dan perlindungan atas data krusial karyawan sebagai aset perusahaan dapat ditingkatkan. Selain itu, hadirnya aplikasi HR juga akan meminimalisir kerusakan data akibat penyimpanan manual. Meski begitu, teknologi canggih yang ditawarkan aplikasi HR tetap membutuhkan manusia kompeten sebagai penggerak utamanya. Karena itu, pastikan Anda mengedepankan komitmen untuk menjaga integritas ketika menggunakan aplikasi tersebut.
Efisiensi Biaya Operasional Fungsi aplikasi HR selanjutnya adalah efisiensi biaya operasional. Sebagai HR, tentunya pengelolaan data secara manual memakan waktu dan energi yang cukup banyak. Hal ini karena, pengelolaan data karyawan perlu ketelitian tinggi dan ingatan yang kuat agar bisa menghasilkan arsip dengan baik. Aplikasi HR tentunya dapat memangkas biaya-biaya seperti ini sehingga tugas Anda semakin ringan dan efisien. Selain itu, lewat transformasi digital HR, biaya operasional yang terlihat sepele namun bisa memengaruhi arus kas perusahaan juga dapat dikurangi. Misalnya biaya pembelian kertas, map, tinta printer, dan alat perkantoran lainnya.
Solusi Mudah Proses Perekrutan dengan Sistem Jobstreet!
Seperti telah disinggung sebelumnya, pegawai adalah aset yang sangat penting bagi perusahaan. Memiliki karyawan yang tepat dapat mengantarkan perusahaan Anda dengan cepat menuju pertumbuhan dan pencapaian target yang maksimal.
Karena itu, meski aplikasi HR dapat membantu Anda meningkatkan produktivitas pegawai, langkah Anda mencapai hal tersebut sebenarnya dimulai dari memilih talent terbaik untuk membangun tim perusahaan yang punya visi kuat untuk merealisasikan tujuan bersama.
Lalu, bagaimana cara efisien untuk menemukan talent tersebut? Tidak perlu khawatir! JobStreet hadir dengan Solusi Rekrutmen Lengkap dengan fitur yang dapat mempertemukan perusahaan Anda dengan kandidat yang terbaik dengan mudah, cepat, dan terintegrasi.
Platform kami memungkinkan Anda untuk mem-posting lowongan kerja, mengatur proses penyaringan kandidat sesuai dengan preferensi perusahaan, menjadwalkan wawancara, dan membantu Anda membuat keputusan perekrutan yang didasari dengan informasi yang relevan.
Inilah saatnya perusahaan Anda menuju proses transformasi digital dalam perekrutan dan pengelolaan pegawai!
Di JobStreet kami selalu berupaya mengantarkan pekerjaan yang bernilai untuk Anda. Sebagai Partner Karier, kami berkomitmen membantu pencari kerja menemukan passion dan tujuan dalam setiap langkah karier. Sebagai Partner Talent nomor 1 di Asia, kami menghubungkan perusahaan dengan kandidat tepat yang dapat memberikan dampak positif dan berkualitas kepada perusahaan.
Temukan pekerjaan yang bernilai untuk Anda. Kunjungi JobStreet hari ini.
Tentang SEEK di Asia SEEK adalah grup perusahaan, yang terdiri dari bisnis rekrutmen online, pendidikan, komersial dan nirlaba. SEEK memberikan kontribusi positif pada kehidupan orang banyak dalam skala global. SEEK terdaftar dalam Australian Securities Exchange, dan menjadi salah satu dari 100 perusahaan terbesar. Di Asia, SEEK beroperasi dengan brand JobStreet dan JobsDB, platform ketenagakerjaan terbesar di Asia dan pilihan utama bagi kandidat dan perusahaan. SEEK menarik lebih dari 500 juta kunjungan per tahun di enam pasar yang dioperasikannya, yaitu Hong Kong, Indonesia, Malaysia, Filipina, Singapura, dan Thailand.
Tentang SEEK Limited SEEK adalah grup perusahaan, yang terdiri dari bisnis rekrutmen online, pendidikan, komersial dan nirlaba. SEEK memberikan kontribusi positif pada kehidupan orang banyak dalam skala global. SEEK terdaftar dalam Australian Securities Exchange, dan menjadi salah satu dari 100 perusahaan terbesar. Pada tahun 2022, SEEK diakui sebagai salah satu dari Australia’s Top Ten Places to Work in Tech dalam penghargaan AFR BOSS Best Places to Work. Tahun ini, SEEK merayakan 25 tahun membantu warga Australia menjalani kehidupan kerja yang lebih memuaskan dan produktif.