Cara Yang Bisa Digunakan HR Dalam Meningkatkan Efisiensi

Dalam dunia yang serba cepat saat ini, efisiensi dan efektivitas adalah inti  dari semua pekerjaan. HR yang efisien akan mampu mengelola aset nomor satu dari organisasi mana pun secara efektif; karyawan.

Pepatah mengatakan bahwa dua tangan dituntut untuk saling bertepuk agar sebuah hubungan dapat berjalan dengan baik. Tempat kerja yang mendorong jalur komunikasi transparan antara karyawan dan HR cenderung memiliki kinerja lebih baik dan lebih inovatif, sebuah budaya progresif yang dapat dicontoh dari kisah sukses yang dibagikan oleh organisasi seperti FedEx dan Sainsbury's.

Karyawan harus merasa bahwa mereka dapat dengan mudah dekat dengan departemen HR tanpa rasa khawatir dan takut dengan masalah yang mungkin mereka miliki. Dengan mengumpulkan informasi semacam itu, para profesional HR dapat mengambil langkah-langkah yang diperlukan untuk memperbaiki berbagai prosedur dan proses yang ada atau malah menghilangkan prosedur yang hanya membuang waktu dan tidak efektif.

Misalnya, seorang karyawan merasa tidak nyaman dan tidak puas dengan bagaimana penghitungan uang lemburnya dan memiliki beberapa saran tentang bagaimana dia merasa lembur staf seharusnya dihitung. Untungnya, Departemen HR di organisasinya melakukan komunikasi dan dengan demikian ia mampu mengkomunikasikan keprihatinannya dengan profesional HR yang bertanggung jawab dan dari sini, tindakan korektif dapat diambil.

Dari skenario ini, dapat dilihat bahwa tindakan proaktif yang dilakukan oleh Departemen HR memiliki manfaat jangka panjang bagi organisasinya. Pertama, dengan mendengarkan kekhawatiran yang dikatakan oleh seorang karyawan, Departemen HR mampu mengatasi rasa ketidakpuasan dan ketidakbahagiaan dan dalam jangka panjang, mengurangi biaya untuk penyuluhan dan mencari karyawan baru. Kedua, Departemen HR dapat lebih meningkatkan kinerjanya setelah mendengarkan saran dari karyawan mereka.

Sebagian besar organisasi biasanya memiliki evaluasi bulanan, dua tahunan dan tahunan dari karyawan mereka. Ini bagus untuk menganalisis kinerja kuantitatif para karyawan. Namun, metode analisis kinerja seperti ini biasanya meninggalkan lebih banyak hal yang diinginkan.

Pertama, KPI tahunan atau dua tahunan biasanya dilihat sebagai formalitas belaka dengan tujuan utama adalah menghitung bonus tahunan karyawan. Dengan demikian, untuk benar-benar mendorong sebuah perubahan, Profesional HR harus secara serius mempertimbangkan untuk melakukan tinjauan bulanan atau bahkan mingguan dengan karyawan mereka untuk memberikan feedback yang membangun. Pertemuan-pertemuan ini sebaiknya berupa urusan informal yang bisa dilakukan secara pribadi dengan karyawan di perusahaan.

Pertemuan ini dapat digunakan sebagai platform untuk memberikan feedback kepada karyawan tentang bagaimana progress pekerjaan mereka dan untuk menunjukkan perilaku tertentu yang harus didorong atau diredam. Sebagai contoh, apresiasi dapat diberikan kepada karyawan yang telah menunjukkan inisiatif ekstra untuk mendorong karyawan mempertahankan inisiatif tersebut. Sedangkan karyawan yang menampilkan perilaku negatif dapat didekati dan diberikan konseling sebagai bentuk feedback korektif.

Untuk jangka panjang, ini akan berfungsi dalam meningkatkan kinerja karyawan dan mengurangi turnover karyawan.

Sebagian besar organisasi masih menyimpan salinan fisik data karyawan mereka, alasan yang diberikan oleh organisasi-organisasi ini cukup bervariasi, dari alasan seperti keterbatasan biaya atau bahkan ketidakpercayaan terhadap computer dalam menyimpan data tersebut.

Mempertahankan salinan fisik data pribadi karyawan adalah urusan yang mahal dan tidak efisien. Pertama, dokumen yang disimpan secara fisik dapat salah tempat, dicuri atau bahkan rusak. Dengan munculnya solusi penyimpanan dengan metode cloud yang cukup murah, organisasi sekarang dapat menyimpan data mereka dengan aman di server cloud host tanpa mengkhawatirkan data tersebut akan rusak.

Kedua, hal ini banyak memakan waktu dan tidak efisien untuk mencari ratusan atau bahkan ribuan file hanya untuk satu karyawan. Sebagai gantinya, ini akan berfungsi dalam mengurangi karyawan untuk melapor ke departemen HR dengan masalah yang mereka mungkin miliki karena ketidakefisienan yang dirasakan terkait dengan mengajukan permintaan ke departemen HR.

Sistem manajemen data personal yang berbasis komputerisasi akan sangat meningkatkan efisiensi departemen HR dengan memungkinkan para profesional HR untuk mengakses semua informasi yang diperlukan dengan gampang dengan sekali klik mouse saja.

Sebagian besar HR professionals biasanya diharapkan dapat mengorganisir program pelatihan atau sebagai ujung tombak inisiatif yang mendorong suatu perubahan dalam suatu organisasi. Karyawan yang diminta untuk menghadiri program yang dirancang oleh HR sering merasa dipaksa untuk menghadiri sesi tersebut. Oleh karena itu, dalam setiap program walaupun tujuannya baik, akan gagal total jika kurangnya dukungan dari para pemimpin dalam organisasi tersebut.

HR professionals perlu bekerja sama dengan pemimpin organisasi dalam susunannya dan mengkomunikasikan mengapa inisiatif yang diselenggarakan oleh departemen HR akan dapat menghasilkan nilai bagi organisasi. Dari sini, informasi ini kemudian dapat disebarluaskan kepada anggota organisasi sehingga memungkinkan organisasi untuk bergerak dalam satu arah secara bersamaan.

Tantangan yang dihadapi oleh HR professionals banyak dan beragam karena tren di dunia HR terus berubah dan berkembang setiap saat. Namun, dengan 4 kiat ini pasti berguna untuk meningkatkan efektivitas dan efisiensi  dari semua departemen HR.