Cara Mengoptimalkan Pulse Survey Pegawai Anda
Survei keterlibatan pegawai atau pulse sur
veys adalah cara yang sangat baik bagi perusahaan untuk mengukur tingkat keterlibatan pegawai mereka. Penelitian telah berulang kali menunjukkan bahwa pegawai yang lebih engaged atau terlibat dan termotivasi seringkali memiliki kinerja yang lebih baik dan lebih cenderung untuk tetap bekerja di perusahaannya. Singkatnya, keterlibatan pegawai berarti mengambil langkah-langkah yang tepat untuk memastikan bahwa para pegawai termotivasi untuk memberikan upaya terbaik mereka di tempat kerja.
Inilah mengapa survei keterlibatan pegawai merupakan cara yang sangat baik dalam mengumpulkan informasi dari seluruh pegawai untuk mendapatkan informasi yang diperlukan para staf HR untuk meningkatkan proses keterlibatan pegawai.
Dalam artikel ini, kami mendiskusikan 5 cara bagaimana perusahaan dapat mengoptimalkan survei keterlibatan pegawai mereka dan menyediakan 20 pertanyaan penting yang harus Anda ajukan dalam survei keterlibatan pegawai.
Menjadi lebih spesifik dalam pertanyaan survei Anda
Agar survei keterlibatan pegawai Anda dapat menjadi benar-benar efektif, Anda perlu mengajukan pertanyaan-pertanyaan yang tepat di saat yang tepat kepada orang-orang yang tepat pula. Salah satu kesalahan paling umum yang dibuat staf HR adalah dengan memasukkan pertanyaan-pertanyaan yang ambigu, tidak jelas atau bahkan membingungkan.
Sebagai contoh, Anda memasukkan sebuah pertanyaan yang meminta pegawai untuk memberikan penilaian dari skala 1 sampai 10 akan kepuasan mereka terhadap kinerja pimpinan departemen / tim manajemen mereka. Tidak mengejutkan bahwa hasil survei tersebut mengindikasikan bahwa mayoritas departemen tersebut tidak puas dengan metode kepemimpinan yang mereka alami. Satu-satunya hal yang Anda dapatkan dari pertanyaan tersebut adalah betapa tidak puasnya pegawai Anda akan pimpinan mereka, namun data ini sama sekali tidak berguna karena tidak ada hal spesifik yang dapat ditindaklanjuti oleh tim HR.
Alih-alih demikian, survei harus mengajukan pertanyaan yang lebih spesifik dan mendorong para pegawai untuk memberikan detail keluhan atau ketidakpuasan mereka. Jika para pegawai tidak puas dengan manajemen perusahaan, dapatkan detail spesifik; apakah mereka tidak puas akan bagaimana pekerjaan didistribusikan? Apakah mereka mendapat dukungan yang cukup dari manajer mereka? Apakah para manajer bersikap tidak profesional? Jika ya, dalam hal apa atau bagaimana?
Apakah Anda memperhatikan bagaimana pertanyaan yang lebih spesifik memberikan informasi tambahan yang dapat ditindaklanjuti oleh HRD? Wawasan tambahan ini memungkinkan staf HR untuk bertindak berdasarkan informasi yang diperoleh untuk meningkatkan keterlibatan pegawai.
Membagikan hasil survei dengan para pegawai
Transparansi di tempat kerja merupakan hal yang krusial untuk keberhasilan perusahaan. Tanpa adanya komunikasi yang jelas dan terbuka, rumor dan desas-desus akan bermunculan dan hal ini dapat menyebabkan para pegawai kehilangan motivasi dan melepaskan keterlibatannya (disengaged).
Kegagalan dalam mengkomunikasikan hasil survei keterlibatan pegawai adalah kesalahan umum lainnya yang sering dilakukan staf ahli HR. Tidak adanya komunikasi dengan para pegawai akan berujung pada rasa ketidakpercayaan para pegawai perusahaan dan akhirnya akan berdampak pada tingkat partisipasi survei-survei lainnya di kemudian hari.
Alih-alih demikian, staf ahli HR harus memperlihatkan hasil dan data yang dikumpulkan dalam survei tersebut secara objektif dengan semua pihak yang terlibat. Pertama-tama, perwakilan HRD harus bertemu dengan para manajer untuk mendiskusikan poin-poin utama yang diangkat oleh para pegawai. Contohnya, feedback negatif yang diberikan pegawai harus dianalisa dan diberikan solusi untuk menangani feedback semacam itu.
Kemudian, informasi yang telah dikumpulkan dari survei dan rapat dengan HRD harus dibagikan dengan para pegawai melalui sebuah town hall meeting. Selama sesi rapat ini, para pimpinan dapat meluangkan waktu untuk menjawab keluhan para pegawai sembari merayakan feedback positif yang diterima dari survei. Dengan demikian, hal ini menunjukkan pada para pegawai bahwa feedback mereka diapresiasi dan ditindaklanjuti oleh para pimpinan perusahaan.
Mendapatkan dukungan para pimpinan dan manajer
Kenyataaannya adalah, tidak ada seorang pun yang senang mendapat feedback negatif atau kritik dalam bentuk apapun. Inilah alasan mengapa survei keterlibatan pegawai merupakan suatu hal yang rumit. Ketika melakukan sebuah survei keterlibatan pegawai, HRD haruslah mendapatkan dukungan dari para pimpinan dan tim manajemen perusahaan terlebih dahulu.
Dalam sebuah situasi dimana survei keterlibatan pegawai tidak mendapat persetujuan implisit dari CEO maupun para manajer senior perusahaan, tingkat respon cenderung akan jatuh dan survei tersebut dapat dikatakan sebuah kegagalan. Hal ini dikarenakan, para pimpinan perusahaan mungkin berpendapat bahwa survei tersebut hanyalah sebatas formalitas yang terpaksa dilakukan saja dan beberapa dari mereka bahkan mungkin merasa bahwa bawahan mereka tidak berhak meragukan atau mengkritik tindakan atau keputusan mereka.
Untuk memastikan bahwa survei ini dapat berlangsung efektif, staf HR perlu bekerja sama dengan para pimpinan dan manajer perusahaan untuk mendapat dukungan mereka. Hal ini dapat dilakukan dengan memberikan penjelasan atau penyuluhan pada para pimpinan dan manajer mengenai pentingnya keterlibatan pegawai dan dampaknya pada perusahaan. Selain itu, menunjukkan bagaimana data yang dikumpulkan dapat dimanfaatkan untuk memajukan kinerja pegawai dan perusahaan merupakan hal yang krusial.
Menindaklanjuti hasil survei
Untuk benar-benar memanfaatkan data yang diperoleh dari survei keterlibatan pegawai terbaru, sebuah perusahaan harus dengan cepat mengidentifikasi berbagai faktor pendorong utama dan menindaklanjuti hasil tersebut dengan serangkaian tindakan spesifik. Lupakan tentang mengambil sebuah 'lompatan' yang signifikan, metode paling aman dalam menindaklanjuti hasi survei adalah dengan mengambil langkah-langkah kecil ke arah yang tepat, untuk mencapai gambaran yang lebih besar.
Dari mengubah perilaku atau sikap para manajer dan pimpinan hingga menerapkan proses-proses kerja yang baru, semua upaya ini perlu dilakukan secara bertahap agar benar-benar bekerja dengan efektif. Pada saat yang bersamaan, HRD juga harus terus mengukur keterlibatan dan terus melakukan pemeriksaan (check-in) atas perubahan-perubahan tersebut untuk memastikan bahwa semua pihak yang terlibat puas dengan perubahan yang dilakukan.
Dengan mengambil langkah-langkah ini, Anda dapat meyakinkan para pegawai bahwa feedback mereka dihargai dan bahwa tindakan yang sesuai akan dilakukan untuk memastikan terciptanya lingkungan kerja yang lebih baik.
Menggunakan pendekatan yang lebih menyeluruh
Seringkali, survei keterlibatan pegawai dilakukan secara tahunan, yang berarti survei tersebut sering diabaikan atau dilupakan setelah beberapa bulan. Agar survei dapat benar-benar efektif, staf HR harus mempertimbangkan untuk melakukan survei triwulan (per 3 bulan) atau bahkan survei bulanan.
Pendekatan ini meningkatkan keterlibatan pegawai karena mereka merasa bahwa feedback mereka dihargai dan bernilai bagi perusahaan. Selain itu, melakukan survei beberapa kali sepanjang tahun memungkinkan staf HR untuk menganalisis efektivitas inisiatif dan program-program kerja yang baru karena mereka dapat mempelajari feedback yang diberikan oleh pegawai mereka.