Bagaimana Cara Mengukur Produktivitas di Tempat Kerja Secara Efektif?
Satu hal yang dapat disepakati semua perusahaan adalah bahwa produktivitas itu penting. Namun sementara semua perusahaan berupaya untuk meningkatkan produktivitas mereka, sebagian besar menghadapi kesulitan untuk mengukurnya.
Bagaimana cara mengukur tingkat produktivitas?
Ada banyak cara untuk mengukur produktivitas. Berikut merupakan segelintir metode pengukuran; catat bahwa daftar berikut belum disusun secara komprehensif, dan sangat bergantung pada konteks:
Berdasarkan produktivitas penjualan (sales productivity)
Penjualan mungkin merupakan metode yang terlihat paling logis untuk mengukur tingkat produktivitas perusahaan, mengingat pada akhirnya penjualan memang merupakan roda penggerak utama perusahaan. Tapi berhati-hatilah; walau metode ini mungkin dapat digunakan di 'pasukan lini depan' seperti sales executives, yang bertugas menghasilkan pendapatan, menerapkannya pada staf pendukung seperti IT executives kemungkinan akan menghambat produktivitas. Staf pendukung tidak memiliki kendali atas penjualan. Target penjualan adalah tolak ukur yang paling umum digunakan, tetapi juga bisa memakai angka penjualan yang tercapai dalam jangka waktu tertentu, jumlah pelanggan baru yang diperoleh, maupun biaya per pelanggan baru.
Berdasarkan profitabilitas
Bahkan ketika penjualan melambung, profitabilitas dapat menurun; ini dikarenakan biaya terus meningkat. Oleh karena itu, perusahaan yang mengukur produktivitas penjualan juga harus mempertimbangkan pengukuran produktivitas dalam hal profitabilitas. Produktivitas penjualan dapat diterapkan pada individu, sementara profitabilitas dapat diterapkan pada tim / divisi. Metode ini mengukur seberapa banyak yang dapat dicapai dengan sumber daya / biaya terendah. Beberapa tolak ukur diantaranya adalah margin laba, biaya per karyawan dan rasio pendapatan terhadap biaya (income-to-cost ratio).
Kuantitatif
Metode pengukuran yang sebagian besar berlaku untuk tugas-tugas yang membutuhkan keterampilan yang relatif rendah, seperti pengemasan dan pembungkusan produk (packaging and wrapping), distribusi voucher / kupon kepada pelanggan, serta jumlah pengiriman produk yang telah selesai ke gudang dan pelanggan. Namun terdapat beberapa pengecualian; hal ini juga dapat diterapkan untuk akademisi, dengan menghitung jumlah publikasi riset per tahun. Publikasi atau jurnal riset telah melewati seleksi dan penilaian yang ketat dari rekan-rekan dan profesor terkait; sehingga pengukuran kualitas telah terjadi dengan sendirinya.
Kualitatif
Metode ini sebaiknya diterapkan pada staf yang memegang peranan penting bagi produk, layanan, dan operasional perusahaan. Departemen jaminan kualitas (quality assurance) tentu saja termasuk dalam metode pengukuran ini, demikian pula staf di bagian produksi serta para insinyur yang menangani permesinan. Tolak ukur seperti jumlah cacat per jumlah output atau jumlah pelanggan yang puas setiap minggu atau bulannya dapat diterapkan. Dalam tugas-tugas relevan yang membutuhkan analisis dan perkiraan, tingkat akurasi juga dapat digunakan.
Tujuan manajemen
Mengukur produktivitas berdasarkan tujuan bersifat lebih kompleks karena memerlukan lebih banyak strategi dan perencanaan untuk ke depannya. Salah satu contohnya adalah menurunkan biaya sebesar 10% sebelum periode waktu tertentu, memperluas bisnis ke wilayah geografis tertentu, dan meningkatkan kontribusi pendapatan dari bisnis tertentu dari 5% menjadi 15%. Sekilas, hal ini tampak seperti area hasil kerja utama untuk penilaian kinerja. Namun seiring dengan tingginya hirarki perusahaan, tugas-tugas dan penilaian akan semakin bersifat makro.
Bagaimana cara mendorong produktivitas di tempat kerja?
Mendorong produktivitas di tempat kerja merupakan pekerjaan yang kompleks dan dapat dengan mudah tertukar dengan 'meningkatkan produktivitas'. Meningkatkan produktivitas lebih terkait dengan menaikkan tingkat produktivitas melalui upaya eksternal, seperti pencegahan (deterrence), bala bantuan negatif (negative reinforcement), dan penerapan teknologi untuk menggantikan tenaga manusia. Sedangkan mendorong produktivitas lebih condong ke arah upaya yang berasal dari dalam diri masing-masing pegawai.
Mengelompokkan para pegawai unggulan
Perusahaan-perusahaan papan atas cenderung mengelompokkan para pegawai unggulan menjadi satu untuk mengerjakan proyek-proyek penting perusahaan. Pertama, produktivitas meningkat di area yang paling berdampak pada perusahaan. Kedua, pegawai-pegawai unggulan cenderung lebih kompetitif; sehingga dengan sendirinya akan menciptakan lingkungan kompetitif yang berdampak positif terhadap produktivitas.
Memberikan hadiah dan imbalan yang kreatif (bukan berbentuk moneter)
Sudah menjadi rahasia umum bahwa tenaga kerja yang bahagia dan puas lebih produktif daripada mereka yang dibayar tinggi. Oleh karena itu, dengan memberikan tunjangan dan imbalan yang kreatif, pegawai Anda akan lebih cenderung membalas budi pada perusahaan.
Menanamkan budaya perusahaan yang produktif
Cara lain adalah dengan memelihara budaya perusahaan yang produktif. Dengan berhati-hati dalam memilih dan merekrut para kandidat unggulan yang termotivasi tinggi dan berpikiran objektif, akan meningkatkan jumlah tenaga kerja produktif di tempat kerja dan menciptakan lingkungan yang menghargai produktivitas.
Mengukur tingkat produktivitas memegang peranann yang sama atau bahkan lebih penting daripada upayameningkatkan produktivitas. Pengukuran produktivitas yang akurat merupakan bentuk dorongan bagi para pegawai; dengan memberikan target yang obyektif dan terukur bagi mereka, para pegawai tahu bahwa mereka sedang dinilai secara adil, dan bahwa jumlah output mereka diperhitungkan.
