Apakah Pegawai Anda Melakukan 'Pencurian Waktu'?
Anda pastinya familiar dengan ungkapan "waktu adalah uang". Namun kadang tidak disadari bahwa layaknya uang, waktu juga dapat dicuri! Nyatanya, pegawai Anda mungkin saja melakukan pencurian waktu tepat di bawah pengawasan Anda. Mereka bisa saja datang ke kantor setiap hari, namun tidak menggunakan waktu mereka untuk mengerjakan pekerjaan mereka. "Time Well Scheduled" mendefinisikan 'pencurian waktu' (time theft) sebagai berikut:
“Pencurian waktu di tempat kerja terjadi ketika seorang pegawai menerima bayaran dari perusahaan mereka untuk pekerjaan yang sebenarnya tidak mereka lakukan, atau untuk waktu yang sebenarnya tidak mereka gunakan untuk pekerjaan mereka”
Melihat karakter waktu yang tidak memiliki wujud fisik; jenis kecurangan ini kadang sulit untuk diidentifikasi. Pegawai Anda dapat melakukan pencurian waktu dalam berbagai bentuk. Berikut merupakan 3 bentuk pencurian waktu yang paling sering terjadi di tempat kerja:
1. Pencurian kartu atau lembar absensi:
Sebagian besar perusahaan mewajibkan pegawai mereka untuk mencatat daftar hadir dan pulang kantor dengan suatu sistem absensi, baik secara elektronik ataupun manual; misalnya dengan menulis jam masuk dan pulang, memasukkan kartu pegawai ke mesin absensi kartu atau 'ceklok', dsb. Hal yang seringkali dilakukan para pegawai adalah memberikan informasi palsu mengenai waktu masuk dan pulang mereka. Beberapa pegawai meminta rekan kerja mereka untuk memasukkan kartu mereka sementara mereka sendiri tidak datang atau terlambat ke kantor.
2. Istirahat yang semena-mena
Beberapa pegawai seringkali mengambil istirahat makan siang atau teh dengan santai; mereka memperpanjang istirahat mereka melebihi jatah waktu yang diizinkan oleh perusahaan sehingga menghabiskan waktu kerja mereka. Para pegawai yang merokok cenderung lebih sering lagi membuang-buang waktu mereka untuk pergi merokok; hal yang sebenarnya tidak diperlukan.
3. Waktu pribadi dan terlalu asyik mengakses media sosial
Secara sadar maupun tidak, para pegawai menghabiskan banyak waktu untuk membuat panggilan telepon pribadi mereka. Selain itu, mereka juga menghabiskan berjam-jam mengakses media sosial, memeriksa dan mengirim email pribadi dan terkadang asik berbelanja online pada saat bekerja.
Membuat panggilan pribadi dan menggunakan media sosial memang diperbolehkan oleh sebagian besar perusahaan dalam batasan tertentu. Walau diperbolehkan, tidak berarti bahwa para pegawai dapat menyalahgunakan fasilitas ini dan menggunakan waktu berharga perusahaan untuk kegiatan pribadi mereka.
Solusi untuk pencurian waktu di tempat kerja:
“Menurut penelitian yang dilakukan oleh American Payroll Association (APA), hampir 75 persen perusahaan di AS terkena dampak dari aktivitas yang dikenal sebagai "pencurian waktu" atau "time theft". APA melaporkan bahwa pencurian waktu dapat mencapai hingga 7 persen dari biaya pengeluaran untuk gaji kotor tahunan perusahaan. Dengan kata lain, sebuah perusahaan yang membayar 1 juta USD untuk gaji tahunan pegawai mereka dapat kehilangan hingga 70.000 USD setiap tahunnya karena waktu "dicuri".
Untuk menjawab permasalahan ini, terdapat dua jenis solusi untuk mengurangi dan mencegah terjadinya pencurian waktu oleh para pegawai
1. Pengawasan aktif
Solusi yang paling penting dan mendasar untuk melacak waktu kerja pegawai Anda adalah dengan mengaktifkan software absensi otomatis, namun hal ini hanya akan membantu Anda dalam membatasi pencurian waktu kehadiran; dengan melacak dengan pasti jam masuk dan pulang kerja pegawai Anda.
Langkah kedua adalah dengan menggunakan perangkat lunak tangkapan layar atau screenshot grabbing software, yaitu perangkat lunak yang mengumpulkan tangkapan layar (screenshot) dari layar pegawai Anda untuk memperlihatkan apa saja yang mereka lakukan ketika bekerja. Selain dapat melacak aplikasi yang digunakan pada suatu sistem ini, software ini juga sangat berguna untuk mengidentifikasi penyalahgunaan waktu dan sumber daya perusahaan.
Beberapa perusahaan bahkan melakukan pemantauan email, panggilan telepon, dan pelacakan kendaraan; namun solusi tersebut sangatlah berisiko. Terapkan metode ini hanya jika Anda merasa bahwa terdapat kasus pencurian waktu serius yang pasti, sehingga kemudian Anda harus memonitor pegawai tersebut dengan cermat.
Namun demikian, menggunakan metode 'pemantauan aktif' ini dapat menjadi bumerang bagi Anda karena secara umum, pemantauan ini mungkin membuat para anggota staf Anda merasa tidak dipercaya, tidak nyaman dan bahwa privasi mereka terancam. Oleh sebab itu, terapkan metode ini hanya sebagai jalan terakhir dan mungkin hanya terhadap pegawai-pegawai dengan masalah pencurian waktu yang serius.
2. Strategic solution
Solusi pengawasan hanya dapat mengendalikan pencurian waktu yang diperhitungkan, padahal sebagian besar bentuk pencurian waktu lainnya merupakan hal yang tidak dapat diukur. Pertanyaannya, mengapa semua hal ini diperlukan? Hal yang lebih penting dari menemukan solusi permasalahan, adalah untuk memahami akar masalahnya. Perusahaan perlu memahami mengapa seorang pegawai mencari-cari cara untuk menghabiskan waktu, dan menghindari mengerjakan pekerjaan mereka. Mungkinkah pekerjaan yang dilakukan tidak lagi menarik bagi pegawai tersebut?
Jika sebuah perusahaan merasa bahwa sejumlah besar pegawainya melakukan pencurian waktu, maka mereka harus mengevaluasi kembali perusahaan mereka dari berbagai sudut pandang. Pencurian waktu pegawai dapat dicegah dengan empat metode berikut:
Tempatkan kandidat yang tepat untuk pekerjaan yang sesuai
Perusahaan perlu mengevaluasi apakah individu yang melakukan pekerjaan tertentu memiliki spesialisasi dalam bidang tersebut atau tidak, jabatan kerja tersebut menarik minatnya atau tidak, dan apakah ia tertarik untuk membangun karier di bidang pekerjaan tersebut atau tidak. Jika seorang kandidat bekerja hanya untuk mendapatkan penghasilan selama ia masih mencari-cari "pekerjaan yang sempurna", kandidat tersebut hanya akan membuang-buang waktunya sendiri dan waktu perusahaan.
Ciptakan tempat kerja yang disukai semua orang
Sudah merupakan persyaratan dasar bagi semua perusahaan untuk memastikan bahwa lingkungan mereka ramah, terbuka untuk kritik, menyenangkan dan tidak terlalu ketat akan peraturan; singkatnya sebuah perusahaan harus menjadi suatu tempat yang dapat membuat karyawan ingin untuk mendatanginya setiap hari!
Terapkan deadline
Tenggat waktu atau deadline yang ketat dan tugas yang terikat batasan waktu membuat para pegawai memanfaatkan waktu mereka dengan lebih baik. Untuk mampu memenuhi tenggat waktu, para pegawai akan berkonsentrasi untuk menyelesaikan pekerjaan mereka tepat waktu dan sehingga akan lebih sedikit membuang-buang waktu.
Perkenalkan tugas-tugas berbasis insentif
Sesekali, beberapa tugas dapat diberi imbalan jika diselesaikan jauh lebih awal dari waktu yang ditentukan. Penghargaan dapat berupa imbalan moneter dan non-moneter. Target imbalan semacam ini akan memotivasi pegawai untuk memanfaatkan seluruh waktunya untuk menyelesaikan tugas yang diberikan.
Kesimpulannya, untuk mengurangi dan mencegah pencurian waktu di tempat kerja, perusahaan harus memastikan bahwa para pegawai termotivasi oleh pekerjaan dan lingkungan kerja mereka sehingga mereka dapat memanfaatkan waktu mereka untuk kegiatan yang produktif. Jika masih terdapat pegawai yang tampaknya melakukan pencurian waktu, perusahaan harus menerapkan sistem pemantauan aktif otomatis, karena 'kehilangan waktu' sama dengan 'kehilangan uang'.