6 Langkah Agile Methodology (Metodologi Tangkas) Mengubah Ranah HR

Ada kata beken baru di dunia HR yaitu "agile (tangkas)". Menurut definisinya, "agile" adalah "kemampuan untuk menciptakan dan menanggapi perubahan agar mampu berhasil dalam lingkungan yang tidak pasti dan bergejolak."

Jika diusut sejarahnya, agile methodology berasal dari dunia teknologi, yaitu dalam pengembangan perangkat lunak. Agile software development (pengembangan perangkat lunak tangkas) distandardisasi pada awal tahun 2000-an oleh sekelompok pengembang, dengan tujuan untuk meningkatkan respons tim pengembang perangkat lunak dan mengembangkan pendekatan yang lebih baik dalam pengembangan perangkat lunak. Seiring berjalannya waktu, metode tersebut menjadi metode pengembangan terpopuler sebagaimana dibuktikan oleh survei "State of Agile" terbaru yang mencakup berbagai industri dalam komunitas pengembangan perangkat lunak di seluruh dunia. Survei ini melaporkan bahwa lebih dari 97% perusahaan para responden mempraktikkan metode pengembangan tangkas.

Kini agile methodology mulai menjalar ke dunia HR seiring makin rumitnya bidang HR berkat adanya peningkatan globalisasi, pengenalan teknologi baru, persaingan bisnis yang intens, penyesuaian transformasional dan meningkatnya tingkat harapan hidup dalam dunia modern saat ini. Semakin banyak staf HR yang mulai menyadari perlunya merekayasa kembali proses kerja tradisional HR untuk memungkinkan diri mereka menjadi lebih gesit dan responsif terhadap kebutuhan para kandidat.

Sebuah artikel Harvard Business Review (HBR) baru-baru ini yang ditulis oleh Profesor Peter Cappelli dan Anna Tavis menggambarkan beberapa perubahan mendalam yang dialami banyak perusahaan dalam transformasi tangkas dan bagaimana cara perusahaan-perusahaan tersebut merancang kembali praktik-praktik HR mereka di aspek-aspek berikut:

1. Penilaian kinerja

Sebagai salah satu praktik kerja tradisional HR yang tertua, tidak mengherankan jika penilaian kinerja tahunan adalah hal pertama yang diubah. Mengadopsi metode pendekatan tangkas berarti meninggalkan sistem penilaian kinerja tahunan dan mengubahnya menjadi evaluasi rutin, yang dilakukan setelah atau bahkan di tengah-tengah pengerjaan sebuah proyek. Tujuannya adalah untuk memberikan feedback instan yang konstruktif sepanjang tahun, sehingga memungkinkan karyawan menjadi lebih gesit dalam bekerja dan memperbaiki kesalahan yang dilakukan, meningkatkan kinerja serta mendapatkan hasil akhir yang lebih baik. Perubahan ini sudah mulai dilakukan perusahaan besar seperti General Electric (GE), IBM, Pfizer, P&G dan semua perusahaan akuntansi "Big Four".

2. Pembinaan

Perubahan besar lainnya adalah adanya fokus dalam mengasah kemampuan para manager untuk membina bawahan mereka (coaching), seperti yang telah dilakukan P&G dan Cigna, sebuah penyedia layanan kesehatan di Amerika. Tujuannya adalah untuk beralih dari "menghakimi" bawahan menjadi sebuah budaya "membina" dengan cara memberikan masukan yang lebih baik pada pekerjaan sehari-hari para bawahan dan mengembangkan kemampuan pembinaan internal dalam perusahaan.

Idenya bukan hanya melibatkan pembina (coach) dan bawahan saja, melainkan adanya feedback antar-rekanan (peer-to-peer) dan pertukaran ide antar pembina. Sistem ini dijalankan berdasarkan konsep bahwa jika seseorang mengalami pembinaan yang baik, ia sendiri secara alami akan menjadi pembina yang baik. Relasi pembina-bawahan yang baik tersebut juga dikatakan dapat meningkatkan keterlibatan karyawan, yang ujungnya akan meningkatkan inovasi perusahaan.

3. Bekerja sebagai sebuah tim

Staf HR umumnya bekerja secara individual. Tetapi karena semakin banyak perusahaan yang mengatur pekerjaan mereka berdasarkan proyek, para staf HR dituntut untuk mulai bekerja sebagai sebuah tim. Di sinilah "scrum", salah satu framework paling populer untuk menerapkan metodologi tangkas, muncul. Istilah "scrum", dalam olahraga rugby berarti berkumpul bersama anggota tim untuk memulai kembali permainan.

Tim scrum merancang, mengeksekusi, dan merevisi visi-visi mereka dengan sikap kebersamaan yang kuat. Tim scrum juga dapat mengukur progres kerja masing-masing, mengidentifikasi tantangan, menilai kepemimpinan mereka, menghasilkan bermacam-macam ide, serta sangat "gesit" dalam arti bahwa mereka dapat dengan cepat beradaptasi dengan informasi baru ketika dibutuhkan. Perubahan ini jelas terlihat di Bank of Montreal, di mana para karyawan IT bergabung dengan tim pengembangan produk lintas-fungsi untuk membuat bank lebih terfokus pada nasabah.

4. Kompensasi

Karena semakin banyaknya karyawan yang lebih menyukai sistem evaluasi kerja rutin, sistem reward juga berubah. Perubahan ini dapat dilihat di Patagonia, sebuah perusahaan pakaian asal Amerika, di mana perusahaan telah menghilangkan kenaikan gaji tahunan untuk para karyawannya. Sistem reward tahunan tidak lagi efektif; sebaliknya justru sistem reward instan yang kini sedang naik daun.

Menurut artikel HBR tersebut, karyawan lebih termotivasi ketika hadiah diberikan secara langsung setelah selesainya proyek atau pekerjaan, dibandingkan dengan sistem reward tahunan. Di beberapa perusahaan, kompensasi juga digunakan untuk mendorong prinsip-prinsip "tangkas" seperti pembelajaran dan saling berbagi pengetahuan; karyawan akan diberi imbalan untuk feedback konstruktif yang jujur.

5. Perekrutan

Dalam hal perekrutan karyawan, pendekatan "tangkas" yang baru sangat bergantung pada upaya tim. Sebagai contoh, sebagai sebuah perusahaan yang "tangkas", General Electric (GE) juga menggunakan tim lintas-fungsi pada semua kebutuhan proses rekrutmennya, untuk memperdalam proses perekrutan. Dengan cara ini, para kandidat dapat dievaluasi dari berbagai perspektif atau pengalaman. GE kemudian menunjuk seorang headcount manager, yang mewakili kepentingan semua stakeholder dalam perusahaan yang ingin lowongan-lowongan mereka diisi dengan cepat dan tepat.

Lowongan akan diberi peringkat menurut jabatan yang diprioritaskan dan para tim akan bekerja bersama untuk mengisi jabatan ini dengan saling berbagi informasi tentang para kandidat satu sama lain. Proses ini juga melibatkan rotasi manajer perekrutan (hiring manager) masuk dan keluar dari tim tersebut (tergantung pada apakah mereka sedang menerima karyawan baru) dan seorang scrum master (fasilitator tim tangkas) akan mengawasi keseluruhan proses. Proses rekrutmen berlangsung sebagai sebuah upaya tim; selama tidak ada kesepakatan umum mengenai atribut atau keahlian yang diinginkan dari posisi yang dibutuhkan, maka proses perekrutan tidak dapat dilanjutkan.

6. Pembelajaran dan pengembangan

Terdapat pula perubahan dalam divisi pembelajaran dan pengembangan HR, di mana keterampilan baru kini lebih cepat diperkenalkan ke dalam perusahaan. Beberapa perusahaan mencapai perubahan ini dengan menyediakan serangkaian modul pembelajaran online yang dapat diakses karyawan kapan saja.

Menariknya, artikel HBR juga menunjukkan bahwa perusahaan seperti IBM mulai mengadopsi pendekatan baru yang menggunakan artificial intelligence (AI) untuk mengidentifikasi keterampilan apa saja yang diperlukan untuk pekerjaan tertentu dan untuk promosi ke jabatan lebih lanjut. Analisis data ini juga membantu menyarankan jenis pelatihan yang cocok untuk para karyawan berdasarkan profil, pengalaman, dan minat mereka. Pendekatan ini dapat mengurangi risiko karyawan untuk terjebak dalam topik-topik modul online yang terlalu cakupannya teramat luas, serta memberikan panduan yang lebih baik untuk pembelajaran berdasarkan kelebihan, keterampilan, dan lingkup pekerjaan mereka.

Tempat kerja modern akan terus mengalami pergerakan dan perubahan yang tidak dapat diprediksi, sehingga staf HR dituntut untuk merespons dan mengatur kembali strategi-strategi agar dapat memberikan hasil kerja yang lebih baik. Untuk menjadi pemenang dalam perebutan kandidat, HRD pada akhirnya harus bertransformasi dan mulai merangkul ke-"tangkas"-an (agility). Sama seperti bagaimana ketangkasan telah mendominasi industri teknologi, metodologi tangkas tidak lama lagi akan menjadi pendekatan paling populer untuk bisa berhasil di dunia HR.

Mengubah ranah HR melalui metode tangkas tersebut tidaklah mudah, ditambah pencarian kandidat terbaik yang sulit bagi perusahaan. Anda bisa pelajari cara mendapatkan kandidat unggulan di artikel kami yang berjudul Memahami 4 Jenis Budaya Perusahaan Untuk Mencari Kandidat Unggulan.