6 Keuntungan Utama Penggunaan HRIS Bagi UKM dan Perusahaan Besar
Sebagai seorang staf ahli HR, Anda pasti lebih menyadari kontribusi Anda terhadap keseluruhan keberhasilan perusahaan karena tim Anda lah yang mengelola sumber daya paling berharga yang dimiliki perusahaan - modal tenaga kerja atau human capital. Selain melakukan fungsi administratif ketenagakerjaan dan keterlibatan pegawai, tim HR juga mengelola seluruh rangkaian proses, strategi dan pengeluaran terkait tenaga kerja perusahaan.
Berikut alasan mengapa penting bagi HR untuk meningkatkan potensi tenaga kerja mereka.
Sebuah studi riset tahun 2017 yang dilakukan oleh Harvard Business and Economist Intelligence Unit (EIU) menghitung nilai human capital berdasarkan 3 faktor; waktu, kemampuan dan tenaga pegawai. Riset tersebut menyatakan bahwa berdasarkan faktor waktu yang dihabiskan oleh seorang pegawai untuk bekerja, rata-rata perusahaan mengalami kerugian sebesar 21% dari tingkat produktivitas karena adanya interaksi non-kondusif, sedangkan perusahaan-perusahaan terbaik mengurangi kerugian tersebut sebesar 50%! Akar permasalahan dari produktivitas yang didasarkan pada waktu, sebagian adalah pada elemen struktural, sehingga salah satu cara tim HR Anda dapat menghentikan 'kebocoran' produktivitas ini adalah dengan menyiasati berbagai rutinitas kerja yang tidak produktif dari seluruh sistem dan proses kerja di perusahaan Anda.
Yang menariknya, riset yang sama menemukan bahwa bagi perusahaan rata-rata, tenaga merupakan sumber produktivitas tunggal terbesar. Pegawai yang paling 'bersemangat' memiliki tingkat produktivitas 2x lebih tinggi dari para pegawai yang sekedar 'cukup bersemangat' dan 50% lebih produktif daripada para pegawai yang 'serius'. Untuk menjawab permasalahan ini, apa yang dapat Anda dan tim HR Anda lakukan adalah pertama, lenyapkan semua faktor yang membuang-buang waktu pegawai dan kedua, susun kembali langkah-langkah bekerja yang meningkatkan akuntabilitas dan kebebasan masing-masing pegawai.
Agar Anda dan tim HR Anda bisa memaksimalkan potensi human capital Anda dan meraup tingkat produktivitas serta hasil kinerja pegawai yang lebih tinggi bagi perusahaan Anda, ikutilah beberapa langkah praktis berikut:
Singkirkan berbagai pekerjaan dan tugas administrasi tim HR yang berulang-ulang dan memakan waktu
Perhatikan sistem-sistem, rangkaian proses dan prosedur pelaksanaan dan terapkan cara-cara kerja baru untuk mencapai target perusahaan Anda dengan akuntabilitas dan otonomi yang lebih baik.
Berdayakan pegawai Anda dengan alat bantu yang tepat agar mereka dapat mengerjakan pekerjaan mereka dengan baik tanpa membuang waktu dan tenaga mereka secara sia-sia demi keuntungan perusahaan.
Segera ambil tindakan yang diperlukan. Salah satu cara untuk menjadi proaktif dan meningkatkan produktivitas adalah dengan memanfaatkan otomatisasi teknologi, seperti Human Resources Information System (HRIS) yang memungkinkan Anda dan tim HR Anda untuk bekerja lebih baik dalam mendukung kesuksesan perusahaan Anda.
Apa itu HRIS dan fitur-fitur apa yang harus dimiliki untuk membantu keberhasilan perusahaan Anda?
HRIS (atau kadang disebut juga HRMS: Human Resources Management System) merupakan sebuah software atau perangkat lunak yang menyediakan sebuah penyimpanan terpusat untuk data milik masing-masing pegawai dan informasi pribadi yang dibutuhkan oleh grup human resource management (HRM) untuk menyelesaikan proses-proses inti yang ada di HR. Sistem HRIS yang terpadu telah merevolusi metode penyusunan, penyimpanan, pengambilan dan aksesibilitas data pegawai.
Sistem HRIS adalah sebuah perangkat lunak yang:
Meng-otomatisasi tugas dan proses pengelolaan HR (HRM) yang melelahkan
Menyimpan seluruh dokumen dan data pegawai online
Menghemat pengeluaran perusahaan
Mendukung gerakan ramah lingkungan dengan mengurangi pemakaian kertas di tempat kerja
Namun demikian, ketahuilah bahwa terdapat berbagai macam sistem HRIS yang tersedia di pasaran sehingga Anda dapat merancangnya sesuai kebutuhan perusahaan Anda, baik apakah Anda merupakan bagian dari UKM atau perusahaan besar. Umumnya, pasaran menawarkan berbagai jenis paket dengan berbagai variasi fitur, tergantung pada fungsi yang Anda butuhkan. Selain paket database pegawai inti yang biasa, kami merekomendasikan fitur-fitur penting yang akan Anda butuhkan di era baru ekonomi digital ini, sehingga Anda dapat memaksimalkan laba atas investasi (ROI) Anda:
Ramah-Pengguna (mudah digunakan)
Kemampuan dan peralatan pelaporan yang canggih
Platform berbasis cloud atau web
Kemampuan pelacakan pengelolaan waktu dan tenaga kerja
Pelacakan rekrutmen dan pelamar
Analitik dasar dan pelaporan
Opsi swalayan - pegawai harus bisa mengakses dan memelihara data pribadi mereka seperti ijin cuti, form penilaian pribadi, atau bahkan ijin sakit.
Masih belum yakin? Berikut merupakan 6 manfaat penggunaan HRIS dalam membantu perusahaan besar Anda
1. Miliki Kemudahan Akses: Kapan pun, di Mana pun
HRIS modern adalah sebuah layanan berbasis web atau cloud yang berarti Anda dapat mengaksesnya sepanjang hari, di mana pun Anda berada, selama Anda memiliki koneksi internet yang aktif.
Fungsi askes jarak jauh ini bermanfaat karena:
Ø Anda dapat menjalankan tanggung jawab HR Anda kapan pun dan di mana pun. Selain untuk menghemat waktu dan energi, Anda dan tim Anda dapat menikmati kebebasan dan fleksibilitas lebih. Dengan kata lain, apabila Anda berada di luar negeri namun perlu mengkases suatu laporan gaji pegawai atau penilaian kinerja secara mendadak, bisa, kok! Anda akan memiliki akses ke semua informasi yang dibutuhkan tepat dari mana pun Anda berada tanpa harus terburu-buru kembali ke kantor untuk mengerjakannya.
Ø Dengan HRIS, Anda dapat menawarkan peluang bekerja secara fleksibel atau mobile kepada para pegawai Anda saat ini ataupun di masa mendatang. Aksesibilitas mobile ini merupakan kunci untuk memperluas kumpulan kandidat Anda dan memikat hati para kandidat unggulan di bidangnya untuk bergabung dengan perusahaan Anda. Sebagai manfaat tambahan, dengan kemudahan akses yang ditawarkan oleh HRIS, Anda bahkan mampu menjelajah ke luar negeri dan mendapatkan lebih banyak peluang bisnis bagi perusahaan Anda .
2. Meningkatkan Produktivitas Kandidat
HRIS meng-otomatisasi proses rutin pengelolaan HR yang melelahkan seperti perhitungan gaji, input data, sistem pengelolaan kinerja pegawai, dan sejumlah tugas inti HRM sehari-hari lainnya. Otomatisasi ini sangat penting, khususnya bagi para UKM dimana waktu, perencanaan dan pengelelolaan efisiensi merupakan kunci dalam meraih target bisnis Anda.
Berikut merupakan beberapa contoh mengenai bagaimana HRIS dapat meningkatkan produktivitas kandidat bagi UKM maupun perusahaan besar Anda:
Ø Dengan HRIS, Anda dapat memfasilitasi dan mempercepat proses rekrutmen karena sistem HRIS mengumpulkan dan memilah-milah resume yang terkumpul sesuai dengan kriteria perusahaan Anda, untuk membantu Anda mempersempit pilihan kandidat. Hal ini memampukan tim HR untuk bekerja lebih produktif dalam mencari kandidat terbaik bagi perusahaan Anda.
Ø Dengan opsi swalayan dalam HRIS, para pegawai dapat memasukkan permohonan cuti dan pemakaian benefit lainnya secara online. Hal ini menyisakan lebih banyak waktu bagi tim HR karena mereka tidak lagi harus memasukan informasi ini secara manual. Anda bahkan dapat melacak jumlah absen dan kinerja pegawai secara akurat dan efisien.
3. Mengurangi Terjadinya Kesalahan dalam Proses HR Anda
Anda dan tim HR Anda harus mengatur data-data sensitif yang Anda urus dengan hati-hati setiap harinya, baik detail pegawai, informasi penggajian, perhitungan kompensasi dan fasilitas, maupun berbagai keluhan di tempat kerja. Sebuah error dalam pengaturan data tersebut dapat memperlambat pekerjaan Anda dan lebih penting lagi, dapat merusak reputasi perusahaan Anda.
Berikut adalah beberapa resiko yang mungkin Anda hadapi tanpa adanya bantuan HRIS:
Anda akan menghadapi berbagai human error yang muncul akibat proses-proses HR yang tidak diselarakan dan tidak transparan.
Perusahaan Anda beresiko kehilangan reputasinya akibar kesalahan HR yang memalukan
Perusahaan mungkin akan di-cap sebagai perusahaan yang tidak dapat dipercaya dan Anda memahami betapa besar dampak 'cap' tersebut, terlebih dalam sebuah era dimana ulasan perusahaan online dijadikan tolak ukur atas reputasi, citra dan daya tarik perusahaan
Di masa lalu, terdapat beberapa perusahaan yang kesalahannya mengakibatkan rusaknya reputasi mereka. Di Lucerne Countu, Pennsylvania, AS, para pegawai pemerintahan tidak digaji pada hari 'Black Friday' karena staf HR yang bertanggung jawab sedang cuti dan proses HR perusahaan tersebut tidak di-otomatisasi.
4. Menerapkan Resolusi Srategis
Dengan menggunakan HRIS, Anda dapat mengakses, mengulas dan menganalisis data pegawai kapan saja untuk mengawasi pengelolaan kinerja pegawai atau bahkan biaya dan fasilitas perusahaan yang berkaitan dengan tenaga kerja.
Berikut merupakan cara bagaimana HRIS meningkatkan pendekatan strategis Anda dan tim Anda dalam menyelesaikan permasalahan:
Anda dapat membuat laporan analisis dengan lebih cepat, sehingga menyisakan waktu untuk mencari solusi dan membuat keputusan bisnis penting. Kita semua tahu bahwa penundaan sekecil apapun dalam proses pemeriksaan data dapat menunda pengambilan keputusan dan merugikan perusahaan.
Anda dapat menggunakan perangkat analitik HRIS untuk membuat perhitungan dan evaluasi akurat guna mengambil keputusan bisnis yang kritis, karena data HRIS tersebut dapat diandalkan.
Anda dapat memiliki visualisasi data berbasis luas melalui laporan yang terinci. Laporan tersebut dapat diuraikan dalam berbagai parameter yang dibutuhkan yang akan sangat berguna dalam melakukan pertimbangan akan keputusan bisnis yang krusial.
5. Memperkuat Kolaborasi HR
Jika tim HR Anda bekerja dari beberapa lokasi berbeda, maka mengumpulkan mereka semua dalam sebuah platform yang sama akan memampukan mereka untuk bekerja selaras dan berkolaborasi dengan lebih efektif.
Berikut merupakan bagaimana cara HRIS mendukung kolaborasi tim HR perusahaan dan berkontribusi dalam keberhasilan perusahaan Anda:
Ø Anda dapat bekerja bersama dalam aturan otomatis perusahaan dan berbagi informasi dengan kantor cabang lainnya melalui HRIS. Ini memungkinkan Anda dan tim HR untuk memastikan bahwa semua prosedur dan standar perusahaan berjalan selaras dan seragam. Tim HR Anda bahkan dapat berkerja berdampingan dengan tim HR global perusahaan untuk membentuk sebuah brand global yang kokoh dan terpadu.
Ø Tim manajemen Anda juga dapat membandingkan dan menandai pengelolaan kinerja setiap tim secara langsung, membuat penyusunan solusi peningkatan perusahaan menjadi mudah. Ditambah lagi, para manajer HR di seluruh dunia dapat berkolaborasi dalam isu-isu terkait ketenagakerjaan maupun dalam proyek-proyek tertentu.
6. Antisipasi Perubahan dan Pertumbuhan Usaha
Perusahaan, baik perusahaan besar maupun kecil, akan berjalan dengan lancar ketika laba investasi (ROI) pegawai mereka dimaksimakan. Jadi apabila perusahaan Anda sering mengalami pergantian pegawai atau turnover, tingkat produktivitas dan pendapatan perusahaan pasti akan terkena imbasnya.
Sebagai contoh, salah satu tanggung jawab utama HR adalah untuk menyelesaikan masalah jumlah pegawai yang berdampak pada fluktuasi keuangan perusahaan. Dengan adanya HRIS, tim Anda dapat memanfaatkan perangkat analitik yang tersedia untuk memprediksi dan menyiapkan anggaran yang sesuai karena sistem HRIS mampu menghasilkan perkiraan anggaran dan laporan dinamik.
Mengantisipasi perubahan semacam ini dalam human capital dan pengeluaran yang terkait dengannya sangatlah penting untuk menjaga kelangsungan perusahaan Anda. Bahkan jika efek beruntun yang disebabkan oleh tidak terisinya beberapa lowongan kerja tidak dapat sepenuhnya dihindari, mengetahui kapan dan apa kemungkinan terburuk yang bisa terjadi merupakan sebuah informasi yang berharga bagi tim manajemen Anda. Hal ini akan membantu mereka dalam menyusun strategi terbaik untuk menstabilkan turnover pegawai dan dampak negatif yang mungkin muncul di kemudian hari.
Penutup
Kami percaya bahwa HRIS merupakan sebuah perangkat yang efektif untuk membantu perusahaan Anda. Namun demikian, Anda tetap harus mengevaluasi sistem tersebut sendiri, menimbang permasalahan utama dan tingkat efisiensi tenaga kerja perusahaan Anda, untuk menentukan apakah HRIS merupakan solusi terbaik bagi Anda. Pertimbangkan beberapa manfaat yang telah kami tuliskan di atas. Untuk merangkum dengan singkat, HRIS dapat meningkatkan produktivitas, efisiensi dan efektivitas tim HR Anda. Dengan layanan berbasis cloud, tim Anda mampu mengakses sistem di mana pun mereka berada, selama terdapat koneksi internet. Terlebih penting lagi, tim HR Anda dapat memiliki lebih banyak waktu untuk sesi pemecahan masalah dan penyusunan strategi, yang merupakan komponen vital dalam mengoptimalkan potensi human capital nya serta mencapai target perusahaan.
Anda juga harus tahu bahwa penggunaan HRIS merupakan sebuah gerakan perubahan yang proaktif menuju perwujudan era digital yang kini semakin tidak dapat dipungkiri lagi. Banyak perusahaan yang awalnya memandang HRIS sebagai suatu pengeluaran besar yang membutuhkan adanya perubahan teknis yang merepotkan ketika sistem ini pertama kali diperkenalkan, namun kini mulai menyadari bahwa HRIS merupakan suatu perangkat yang terjangkau, mudah digunakan, dan memberdayakan bagi perusahaan mereka.
Kami menganjurkan Anda untuk menginvestasikan waktu dan tenaga Anda untuk meninjau ketersediaan pasar dan memilih perangkat lunak HRIS yang terbaik untuk perusahaan Anda. Terdapat berbagai penyedia perangkat lunak HRIS di pasaran dan Anda dapat menyesuaikan biaya, tampilan, fitur dan kecanggihannya menurut kebutuhan dan anggaran perusahaan Anda.
Sebagai seorang staf ahli HR, Anda pasti lebih menyadari kontribusi Anda terhadap keseluruhan keberhasilan perusahaan karena tim Anda lah yang mengelola sumber daya paling berharga yang dimiliki perusahaan - modal tenaga kerja atau human capital. Selain melakukan fungsi administratif ketenagakerjaan dan keterlibatan pegawai, tim HR juga mengelola seluruh rangkaian proses, strategi dan pengeluaran terkait tenaga kerja perusahaan.