5 Langkah Mudah untuk Menyusun Sistem Manajemen Kinerja bagi UKM
Sudah merupakan pengetahuan umum bahwa seringkali, sifat multi-tasking yang dinamis saat bekerja untuk usaha kecil dan menengah (UKM) mempersulit para manajer dalam mencari waktu untuk secara proaktif mengelola dan menilai kinerja pegawai mereka. Hal ini dikarenakan seluruh waktu luang yang mereka miliki dihabiskan untuk fokus mengembangkan usaha mereka. Hal ini sangat berbeda dengan para manajer di perusahaan besar, yang lebih tersepesialisasi pada tugas sesuai peran jabatan mereka dan dapat meluangkan waktu untuk berkonsentrasi pada kinerja tim mereka.
Walau demikian, bukan berarti penilaian kinerja pegawai tidaklah penting bagi UKM. Berikut merupakan panduan langkah demi langkah untuk menyusun sebuah sistem manajemen kinerja bagi UKM Anda:
Memperkenalkan sistem manajemen kinerja
Kesuksesan sebuah sistem manajemen kinerja sangat bergantung pada para pegawai perusahaan. Ketika Anda pertama kali memperkenalkan rencana Anda untuk menyusun sebuah sistem manajemen kinerja, Anda mungkin akan menghadapi beberapa penolakan dari para pegawai. Penolakan ini wajar terjadi karena persepsi pegawai terhadap manajemen kinerja umumnya negatif dan dianggap sebagai suatu bentuk kontrol tambahan akan perilaku kerja mereka. Manajemen kinerja ini bahkan lebih tidak disukai lagi oleh para pegawai UKM yang kekurangan waktu dan sumber daya untuk melakukannya.
Untuk mengatasi tantangan ini, Anda perlu menyajikan alasan kuat yang menegaskan betapa pentingnya bagi perusahaan untuk memiliki suatu sistem manajemen kinerja. Identifikasi tantangan kinerja utama yang dihadapi oleh perusahaan Anda dan tunjukkan jumlah nominal laba atas investasi atau return on investment (ROI). Lakukan riset Anda dan tunjukkan secara jelas jumlah pendapatan yang dapat diperoleh perusahaan dan apa manfaat bagi para pegawai jika tingkat produktivitas mereka dinilai.
Identifikasi target usaha Anda
Setelah Anda mendapat persetujuan semua orang, sekarang saatnya untuk mengidentifikasi target usaha Anda. Target para pegawai perlu diselaraskan dengan target perusahaan. Oleh karena itu, mulailah dengan menentukan target perusahaan terlebih dahulu. Tiap target haruslah "spesifik, measurable (terukur), achievable (dapat diraih), realistis, dan time-frame-based (memiliki kerangka atau batasan waktu) / SMART".
Sebagai contoh, target perusahaan adalah, "untuk mencapai peningkatan pendapatan sebesar 15% dalam 12 bulan kedepan." Bagi para pegawai, sebuah contoh yang baik adalah, "target Melissa adalah untuk mencapai penjualan sebesar dua kali lipat angka penjualannya tahun lalu sebelum 31 Oktober atau 6 bulan kedepan" dan bukan, "target Melissa adalah untuk meningkatkan angka penjualannya."
Tetapkan dan ukur indikator-indikator utama kinerja (key performance indicators/ KPI)
Anda dapat menilai atau mengukur kinerja berdasarkan target perusahaan yang telah Anda identifikasi dengan berfokus pada beberapa indikator spesifik. Setiap perusahaan memiliki rangkaian KPI yang berbeda, namun tujuannya sama; untuk mengukur fitur-fitur utama perusahaan Anda. Dari sini Anda dapat mulai mengidentifikasi kelebihan dan kekurangan Anda, serta berusaha memperbaikinya jika perlu.
Bergantung pada bidang atau aspek yang ingin Anda tingkatkan dalam perusahaan Anda, terdapat beberapa tipe KPI; finansial, operasional, atau pertumbuhan. Sebagai contoh, Anda dapat melacak jumlah utang Anda jika utang merupakan salah satu permasalahan finansial Anda. Atau jika Anda ingin meningkatkan kinerja operasional perusahaan, Anda dapat melacak berapa lama produk Anda disimpan dalam inventaris sebelum mereka dijual. Selain itu, jika pertumbuhan adalah aspek yang Anda kejar, Anda dapat senantiasa melacak jumlah pelanggan baru yang diperoleh secara mingguan, bulanan, maupun setiap triwulan.
Coaching atau pembinaan kinerja pegawai
UKM pada dasarnya bersifat kurang hierarkis, sehingga lebih mudah baginya untuk menggunakan teknik coaching atau pembinaan untuk berkomunikasi dengan para pegawai dan memberikan feedback informal rutin secara langsung sepanjang tahunnya. Sebagai contoh, Anda dapat memberikan pujian secara verbal kepada pegawai Anda atas pekerjaan yang memuaskan ketika ia berhasil melakukan penjualan dengan baik. Bentuk feedback atau umpan balik informal tersebut berfungsi sebagai 'pengingat' bagi para pegawai untuk terus terpacu memberikan yang terbaik dalam bekerja dan meyakinkan mereka bahwa kerja keras mereka akan selalu diapresiasi.
UKM pada umumnya juga memiliki fleksibilitas dalam memberikan feedback atau umpan balik formal. Hal ini dapat dilakukan pada periode penilaian kinerja tahunan atau bahkan kapan saja jika Anda memiliki open-door policy (kebijakan 'pintu terbuka') dengan pegawai Anda, dimana mereka dapat dengan mudah mengatur pertemuan tatap muka dengan Anda.
Evaluasi kinerja - menetapkan peringkat kinerja
Langkah ini merupakan tahapan yang paling mempengaruhi pegawai Anda. Cara Anda menyampaikan evaluasi dan apresiasi akan mempengaruhi tingkat keterlibatan dan produktivitas pegawai secara keseluruhan, jadi pastikan bahwa Anda melakukan tahap ini dengan cermat.
Anda dapat mengevaluasi kinerja pegawai Anda dan memberikan penilaian berdasarkan beberapa peringkat berikut:
Melampaui Ekspektasi: Ketika pegawai Anda bekerja dengan sangat baik sepanjang tahun, secara konsisten melampaui ekspektasi dan tuntutan pekerjaan mereka.
Mencapai Ekspektasi: Ketika pegawai Anda berhasil memenuhi tuntutan pekerjaan dan memperlihatkan kinerja yang cukup baik atas pekerjaan mereka.
Memerlukan Peningkatan: Ketika pegawai Anda tidak dapat memenuhi ekspektasi dan tuntutan pekerjaan mereka.
Dibawah Ekspektasi: Ketika kinerja pegawai Anda jauh dibawah standar tuntutan pekerjaan mereka.
Anda harus selalu mampu memberikan penjelasan atas penilaian kinerja keseluruhan kepada pegawai Anda. Para pegawai perlu memiliki pemahaman yang jelas akan hasil penilaian kinerja yang diberikan dan bagaimana atau apa yang harus dilakukan untuk memperbaiki kinerja mereka.
Jika Anda menemukan pegawai dengan kinerja yang kurang memuaskan, Anda perlu mulai merancang suatu rencana peningkatan kinerja atau performance improvement plan (PIP) untuk mengarahkan para pegawai berkinerja rendah tersebut. Langkah pertama yang perlu diambil adalah mengidentifikasi akar permasalahannya. Dari sana, Anda dan pegawai yang bersangkutan dapat bekerja sama untuk mencari solusi yang diperlukan. Misalnya, jika Anda menemukan bahwa pegawai tersebut kewalahan menyelesaikan pekerjaan mereka sesuai standar yang diminta akibat kurangnya keterampilan dan kemampuan yang mereka miliki, pertimbangkan untuk memberikan pelatihan tambahan bagi pegawai tersebut sebagai bagian dari PIP-nya.
Menganalisis dan memahami efektivitas strategi Anda
Di penghujung tahun keuangan, Anda perlu meninjau tingkat efektivitas sistem manajemen kinerja Anda. Termasuk di dalamnya, bagaimana sistem tersebut telah membantu usaha Anda dalam hal ROI awal perusahaan, mengidentifikasi para pegawai dengan kinerja terbaik, bagaimana Anda dapat meningkatkan pegawai dengan kinerja yang kurang memuaskan, KPI yang perlu ditingkatkan atau aspek-aspek baru lainnya dalam perusahaan yang perlu ditangani dengan segera.
Kesimpulannya, memiliki sistem manajemen kinerja yang efektif merupakan hal yang penting bagi semua bentuk usaha, baik yang berskala besar maupun kecil atau menengah. Seiring dengan perkembangan perusahaan dan kebutuhan untuk meningkatkan tingkat keterlibatan pegawai semakin tinggi, memiliki sebuah sistem managemen kinerja yang solid dan mengetahui kapan feedback konstruktif perlu diberikan bukan hanya akan menguntungkan perusahaan, namun juga memampukan Anda untuk mengoptimalkan kinerja pegawai Anda.