36 Feedback Praktis Penilaian Kinerja Pegawai Untuk Berbagai Skema
Kenyataan menunjukkan bahwa sebagian besar pegawai tidak menyukai penilaian atau evaluasi kinerja. Prosesnya seringkali membuat stres dan tidak seorang pun suka untuk dikritik, terlepas dari jabatan yang mereka tempati di perusahaan. Namun demikian, penilaian kinerja sangatlah penting bagi para pegawai untuk dapat mengetahui seberapa baik (atau buruk) kinerja mereka dalam melaksanakan pekerjaan dan bagi para atasan, penilaian kinerja adalah salah satu cara untuk benar-benar mengevaluasi pegawai Anda serta menjaga mereka tetap terikat atau engaged dengan pekerjaannya.
Terlepas dari apakah Anda melakukan penilaian secara rutin atau tahunan, penilaian kinerja yang efektif sangat bergantung pada kualitas feedback dan saran yang diberikan selama proses penilaian. Idealnya, Anda harus memberikan feedback dan saran yang praktis dan bersifat konstruktif, tidak merusak atau tanpa alasan. Tetapkan beberapa target realistis yang dapat dicapai dan terukur. Ada banyak cara untuk melakukan hal ini dan tiap penyampaian tentunya berbeda-beda, tergantung pada berbagai skema.
Di bawah ini adalah kompilasi saran feedback penilaian kinerja praktis untuk berbagai skema yang dapat membantu Anda melakukan review penilaian kinerja yang efektif:
Produktivitas
Keteteran dalam pelaksanaan [tugas]. Perlu mencapai atau meningkatkan target awal [x] melalui [tugas khusus].
Kurangnya pencapaian dalam melaksanakan [tugas]. Diperlukan bukti atau rekam pencapaian untuk dapat memenuhi atau meningkatkan hasil kerja sebesar [x] dalam jangka waktu [durasi tertentu].
Hasil yang didapat dari [nama proyek] tidak lengkap atau tidak memuaskan. Perlu menunjukkan tingkat kepuasan sebesar [x] dan mencapai atau meningkatkan level produktivitas sebesar [x%].
Jika tingkat produktivitas memenuhi persyaratan/melampaui persyaratan/sangat baik:
Kinerja kerja yang baik atau sangat baik sepanjang tahun. Mencapai atau melampaui target awal tahun sebesar [besaran angka].
Mempertahankan atau meningkatkan hasil kerja atau produksi sebesar [x%]. Menunjukkan bukti pencapaian dengan hasil yang memenuhi atau melebihi sejumlah [x] pekerjaan dalam [jangka waktu tertentu].
Menyelesaikan dengan baik atau sangat baik sejumlah (x) urusan atau tuntutan sulit dari klien dengan penyelesaian yang memuaskan semua pihak.
Kooperasi dan kerjasama tim
Kurang memiliki semangat tim dalam [nama tim/departemen]. Perlu menunjukkan atau meningkatkan ekspektasi untuk menjadi seorang "pemain tim" yang baik dengan menampilkan perilaku positif atau lebih berpartisipasi aktif dalam penugasan berkelompok atau menjaga hubungan kerja yang baik.
Jarang berpartisipasi dalam diskusi atau pertemuan kelompok. Perlu mencapai atau meningkatkan partisipasi atau memfasilitasi diskusi kelompok/rapat dan mencapai atau meningkatkan frekuensi partisipasi dengan [jumlah].
Menunjukkan rasa enggan akan perubahan atau jarang bertukar gagasan. Semangat untuk bekerja sama dan bertukar gagasan perlu lebih ditingkatkan melalui [tugas].
Jika tingkat kerjasama memenuhi persyaratan/melampaui persyaratan/ sangat baik:
Memiliki antusiasme untuk bekerja sama dengan orang lain. Mencapai atau melampaui ekspektasi untuk menjadi seorang "pemain tim" yang baik melalui [tugas khusus] dengan memberdayakan orang lain atau tanggap dalam membantu anggota tim atau menunjukkan perilaku kerja tim yang positif.
Menunjukkan antusiasme yang besar dalam melayani klien atau pelanggan. Memenuhi atau melampaui ekspektasi dalam menjawab pertanyaan klien dan menerima customer approval rating sebesar [x%].
Aktif dalam bertukar pikiran dan gagasan atau memiliki semangat kerjasama seperti yang terlihat pada [tugas].
Tingkat kehadiran dan ketepatan waktu
Sering terlambat datang ke tempat kerja. Perlu meningkatkan ketepatan waktu saat datang ke tempat kerja sebesar [x%].
Tingginya jumlah absen dadakan. Perusahaan mengharuskan jumlah nol mutlak atas absen dadakan, kecuali untuk keadaan darurat yang dapat dipertanggungjawabkan.
Seringkali pulang kerja lebih awal. Perlu meningkatkan catatan kehadiran atau absensi selama periode waktu [x].
Jika tingkat kehadiran/ketepatan waktu memenuhi persyaratan/melampaui persyaratan/sangat baik:
Selalu datang kerja tepat waktu. Memenuhi standar atau menunjukkan ketepatan waktu saat datang ke tempat kerja sebesar [x%].
Tidak pernah tidak hadir tanpa alasan yang jelas dan persetujuan sebelumnya. Menunjukkan jumlah nol mutlak untuk absen dadakan, kecuali untuk keadaan darurat yang dapat dipertanggungjawabkan.
Catatan kehadiran yang baik atau sangat baik. Mempertahankan atau menunjukkan catatan atau absensi yang baik/sangat baik selama periode waktu [x].
Komunikasi
Memiliki catatan komunikasi yang buruk dan tingkat penjualan yang rendah. Perlu mencapai atau meningkatkan jumlah panggilan penjualan yang menghasilkan penjualan sebesar [x%].
Menunjukkan tingkat respons yang buruk terkait urusan pekerjaan. Perlu adanya peningkatan dalam membalas atau merespons bentuk-bentuk komunikasi seperti email/telepon dalam jangka waktu [periode].
Menerima keluhan pelanggan sejumlah [x]. Perlu mengurangi jumlah keluhan pelanggan sebesar [x%].
Jika kemampuan komunikasi memenuhi persyaratan/melampaui persyaratan/sangat baik:
Menunjukkan keterampilan komunikasi yang baik/sangat baik dan telah memenuhi atau melampaui jumlah panggilan penjualan yang menghasilkan penjualan sebesar [x%].
Menampilkan sejumlah [x] laporan yang baik/sangat baik yang akurat dan ditulis dengan baik menggunakan tata bahasa dan tanda baca yang tepat.
Menjawab pertanyaan pelanggan secara efisien. Memenuhi atau memiliki keluhan pelanggan yang lebih rendah [x%] dari rata-rata.
Kepemimpinan dan pengelolaan
Perusahaan sering menerima keluhan yang diberikan oleh anggota tim. Perlu mengurangi atau memperbaiki jumlah pengaduan yang diterima sebesar [x%].
Jarang memberikan pengakuan/penghargaan/bimbingan/pembinaan kepada anggota tim. Perlu membuat catatan progres dan perkembangan kerja para anggota tim dalam [x].
Kurang memberikan dukungan pada anggota tim. Perlu menunjukkan semangat kerja tim dan memperlihatkan sejumlah [x] proyek yang diselesaikan dalam periode waktu [x].
Jika keterampilan kepemimpinan/manajemen memenuhi persyaratan/melampaui persyaratan/sangat baik:
Tidak terdapat keluhan dari para anggota tim. Para pegawai memiliki pemahaman yang jelas mengenai tanggung jawab masing-masing dan bekerja dengan baik dengan ketua tim.
Mempertahankan situasi kerja yang mendukung atau merangsang pertumbuhan masing-masing pegawai, seperti yang terlihat pada sejumlah [x] karyawan.
Selalu siap untuk mendukung seluruh anggota tim. Menunjukkan atau melampaui sejumlah [x] proyek yang diselesaikan dalam periode waktu [x].
Pembelajaran dan pertumbuhan
Kurangnya pemahaman akan sistem atau teknologi baru. Perlu belajar untuk beradaptasi dengan sistem atau teknologi baru dengan menunjukkan pemanfaatan sistem atau teknologi tersebut dengan lebih baik, melalui peningkatan sebesar [x].
Sering melakukan kecerobohan. Perlu mengurangi kesalahan/eror dalam [tugas] sebesar [x%].
Jarang mengambil keputusan sendiri dan membutuhkan pengawasan langsung bahkan saat mengerjakan tugas yang sepele. Perlu belajar untuk berpikir secara mandiri dan menunjukkan peningkatan dalam menangani hal-hal yang tidak terduga.
Jika tingkat pembelajaran atau pertumbuhan memenuhi persyaratan/melampaui persyaratan/sangat baik:
Tingkat pertumbuhan yang baik/sangat baik selama [periode waktu] seperti yang ditunjukkan oleh [x]. Telah mencapai level yang dapat dipertimbangkan untuk kenaikan jabatan.
Menunjukkan kemampuan yang baik/sangat baik dalam [keterampilan]. Mampu menangani proyek dan tugas yang lebih besar secara efisien seperti yang ditunjukkan dalam [nama proyek].
Menunjukkan keseriusan dalam menjalankan tugasnya. Telah menunjukkan adanya pertanggungjawaban yang baik/sangat baik melalui [nama proyek].
Meskipun diperlukan, melakukan review penilaian kinerja tidaklah mudah. Kompilasi feedback di atas akan membantu membuat penilaian kinerja Anda lebih efektif dan memberdayakan bagi para pegawai. Dengan menyusun perkataan secara bijak, masukan dan saran Anda dapat memperkuat keterikatan para pegawai pada pekerjaan mereka, atau menginspirasi para pegawai yang perlu memperbaiki kelemahan mereka untuk berusaha lebih keras lagi.