Checklist Rekrutmen Pegawai untuk UKM Anda

Pemilik usaha kecil hingga menengah atau UKM tahu betul pentingnya menemukan kandidat yang baik dan ideal. Akibat anggaran dan sumber daya yang terbatas, UKM umumnya memiliki tim yang lebih kecil untuk menjalankan operasi bisnis mereka, sehingga setiap pegawai memainkan peran penting dalam memastikan kelancaran usaha, apabila dibandingkan dengan perusahaan besar yang memiliki sumber daya yang cukup untuk mempekerjakan lebih dari yang mereka perlukan dan bahkan memiliki kebebasan untuk menghapus posisi yang tidak dibutuhkan.

Berikut merupakan sembilan checklist proses rekrutmen yang dapat membantu proses penerimaan pegawai untuk UKM Anda:

Langkah ke-1: Tetapkan deskripsi pekerjaan dengan jelas

Pastikan bahwa Anda menetapkan deskripsi pekerjaan dengan jelas yang selaras dengan target dan tujuan perusahaan Anda. Tuliskan informasi yang diperlukan seperti tugas sehari-hari, apa saja yang dapat diharapkan dari pekerjaan tersebut serta keterampilan yang diperlukan untuk mengisi jabatan tersebut. Ingatlah bahwa para kandidat selalu mencari kata kunci spesifik untuk pekerjaan yang mereka cari, oleh karena itu deskripsi pekerjaan Anda harus jelas dan ringkas.

Langkah ke-2: Hitung anggaran dan lakukan riset untuk menentukan tarif gaji Anda

Selanjutnya, pastikan bahwa Anda memiliki anggaran yang diperlukan untuk menawarkan tarif gaji yang sesuai dengan pasaran gaji untuk lowongan yang Anda buka. Satu kesalahan yang umum dilakukan pemilik usaha adalah membuka sebuah lowongan pekerjaan dan menawarkan gaji yang semata-mata berdasarkan pada anggaran perusahaannya namun tidak setara dengan gaji rata-rata di pasaran. Untuk menarik minat kandidat yang tepat, Anda tentunya perlu menawarkan besaran gaji yang tepat. Selalu kumpulkan informasi terlebih dahulu sebelum menentukan tarif gaji di perusahaan Anda untuk memastikan bahwa besaran gaji yang Anda tawarkan cukup adil dan menarik.

Langkah ke-3: Mengidentifikasi sumber rekrutmen yang tepat

Setelah selesai menyusun anggaran, Anda dapat mulai mengidentifikasi sumber-sumber yang tepat untuk melakukan perekrutan. Ada banyak cara untuk memulai proses ini; Anda dapat menghubungi perusahaan ketenagakerjaan online, menghubungi firma-firma rekrutmen, merekrut pegawai melalui rujukan atau referral dari kenalan Anda, atau dengan menawarkan insentif kepada pegawai Anda saat ini untuk merujuk kandidat baru. Anda juga dapat menggunakan media sosial untuk menjangkau para kandidat pasif atau mengidentifikasi kompetitior utama Anda dan menjangkau karyawan mereka melalui jaringan media sosial.

Langkah ke-4: Pastikan seluruh prosedur perekrutan dan dokumentasi yang diperlukan sudah beres

Pahami undang-undang atau peraturan daerah maupun nasional penting terkait ketenagakerjaan. Pastikan bahwa Anda mematuhi seluruh proses perekrutan yang diperlukan dan sistem-sistem seperti daftar gaji dan asuransi kerja telah disiapkan. Beberapa persyaratan hukum penting yang perlu diperhatikan adalah kontrak kerja, visa kerja dan kewajiban pajak. Sebagai sebuah badan usaha, Anda juga diwajibkan oleh hukum untuk membuat dan menyimpan catatan pajak penting untuk kurun waktu yang sudah ditetapkan (umumnya 7 tahun), tergantung pada ketetapan pajak setempat.

Langkah ke-5: Memahami hak, perlindungan, dan kompensasi para pegawai

Beberapa hak mendasar yang dimiliki pegawai Anda adalah upah minimum, klaim asuransi atau kompensasi, cuti tahunan, cuti hari libur nasional, cuti sakit, dan cuti hamil. Untuk kasus pemecatan pegawai, perhatikan bahwa terlepas dari apa yang tertulis dalam kontrak kerja, seorang pegawai tetap memiliki hak untuk meminta penjelasan dan alasan pemecatan yang masuk akal dari perusahaan. Apabila perusahaan gagal untuk memenuhi permintaan tersebut, maka perusahaan beresiko dapat dituntut atas klaim pemecatan sepihak.

Langkah ke-6: Menugaskan orang/pihak yang dapat diandalkan untuk melakukan perekrutan 

Kesalahan umum lainnya yang dapat dilakukan oleh pemilik usaha adalah mereka sering berusaha melakukan semuanya sendiri, termasuk dalam merekrut pegawai baru. Walaupun Anda merasa dapat mengerjakan semua hal sendiri, hanya ada sekian banyak hal yang mampu dikerjakan seorang manusia dalam 24 jam. Belajarlah untuk mendelegasikan tugas-tugas Anda terutama untuk tugas-tugas yang sangat memakan waktu. Pertimbangkan untuk menghubungi perusahaan perekrutan online terpercaya, yang umumnya memiliki sumber-sumber rekrutmen yang efektif serta berbagai metode seleksi, yang akan menghemat waktu dan biaya rekrutmen.

Langkah ke-7: Persiapkan diri untuk wawancara

Kita telah seringkali membaca tentang bagaimana pasar kerja cenderung menguntungkan para kandidat, terutama para kandidat unggulan. Di sisi lain, pastinya Anda bukanlah satu-satunya perusahaan yang sedang diincar oleh para kandidat. Rekrutmen bukanlah hanya tentang bagaimana para kandidat dapat menarik hati Anda; rekrutmen merupakan sebuah 'jalanan dua arah'. Selalu persiapkan wawancara Anda; buat para kandidat terkesan dengan citra perusahaan, budaya dan nilai-nilai perusahaan, fasilitas yang ditawarkan, betapa pentingnya posisi yang ditawarkan dan alasan mengapa Anda rasa kandidat tersebut akan sangat berkontribusi bagi perusahaan.

Langkah ke-8: Lakukan orientasi pegawai dengan benar

Sebagai seorang pemilik usaha, Anda pastinya tahu bahwa mempekerjakan seseorang, terutama kandidat dengan kecocokan budaya dan keterampilan yang baik memakan biaya yang tinggi. Namun yang lebih penting, mencari seorang pegawai pengganti akan memakan biaya lebih tinggi lagi. Proses rekrutmen tidak berakhir ketika Anda menandatangani kontrak dengan pegawai baru Anda. Lakukan sesi orientasi pegawai dengan benar untuk memastikan bahwa pegawai baru Anda termotivasi dan mendapat pengalaman integrasi yang lancar ke dalam perusahaan. Tanpa adanya kegiatan semacam itu, para pegawai baru dapat menyimpulkan bahwa perusahaan tidak menghargai pegawainya dan mungkin menyesali keputusan mereka untuk bekerja di perusahaan Anda.

Langkah ke-9: Simpanlah resume yang cocok

Setelah berhasil merekrut pegawai-pegawai baru, kesalahan yang dilakukan sebagian besar perusahaan adalah mengabaikan kumpulan surat lamaran dan resume lainnya. Anda harus tahu bahwa proses tersebut tidak akan menjadi perekrutan pertama atau terakhir Anda, oleh karena itu Anda sebaiknya tetap menyimpan sebagian resume yang dirasa cukup oke untuk keperluan rekrutmen di kemudian hari. Alokasikan waktu untuk menyimpannya atau instruksikan perusahaan rekrutmen Anda untuk terus memantau beberapa kandidat yang dirasa cocok, bahkan di saat Anda sedang tidak aktif merekrut.

Seperti kata pepatah, pegawai yang tepat adalah aset paling berharga dalam sebuah perusahaan, apalagi jika nasib perusahaan Anda sangat bergantung pada tenaga kerja Anda. Dengan mengikuti checklist sederhana ini, pemilik usaha tidak hanya dapat memahami langkah-langkah umum dalam proses rekrutmen pegawai, tetapi juga dapat memitigasi risiko dan memiliki peluang yang lebih baik untuk menarik minat dan mempertahankan kandidat-kandidat tepat untuk perusahaan mereka.